Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu kontraktów długoterminowych?

Długoletnia współpraca z solidnym partnerem biznesowym gwarantująca zlecenia z tzw. pierwszej ręki w korzystnych stawkach to marzenie niejednego przedsiębiorcy z branży TSL. Jednak aby współpraca przebiegała prawidłowo konieczne jest podpisanie odpowiednio skonstruowanego kontraktu, który w razie braku rentowności, czy problemów organizacyjnych, takich jak np. brak kierowców, pozwoli zakończyć współpracę w odpowiednim czasie. Na co w takim razie zwrócić uwagę przy podpisywaniu długoterminowych umów? Postaram się wskazać kilka takich elementów.

  1. Nieznajomość prawa szkodzi
  2. Czas trwania umowy
  3. Co może stanowić powód wypowiedzenia?
  4. Przedterminowe wypowiedzenie
  5. Kary umowne
  6. Problemy z płatnościami a wypowiedzenie
  7. Podsumowanie

  1. Nieznajomość prawa szkodzi

Ta leciwa ale wciąż aktualna sentencja oznacza dla Ciebie, że zawierając umowę długoterminową musisz dopilnować jej szczegółów ponieważ w razie problemów sądy nie będą uzależniać orzekania od tego jakich rozmiarów jest Twoje przedsiębiorstwo. Stając naprzeciwko dużej firmy tłumaczenie, że czegoś nie wiedziałeś, nie będzie miało żadnego znaczenia. A jest o co zadbać. Kodeks cywilny daje Ci bowiem bardzo dużą swobodę w kształtowaniu warunków współpracy.

Art. 353 zn.1 mówi, że: „Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

Następne artykuły stanowią, że zleceniobiorca powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią, w sposób, który odpowiada jego celowi społeczno-gospodarczemu, zasadom współżycia społecznego i zgodnie z ustalonymi w danym przypadku zwyczajami. Podobne zasady obowiązują także drugą stronę umowy. Od zobowiązanego wymagać się będzie także należytej staranności.

  1. Czas trwania umowy

Jeśli zawierasz umowę długoterminową musisz zwrócić uwagę na czas jej trwania. Prawo nie określa minimalnych i maksymalnych terminów. Wszystko zależy od tego na jakie warunki się zgodzisz i co zapiszesz w kontrakcie. W zasadzie występują tu dwa rozwiązania:

umowa na czas określony oraz

umowa na czas nieokreślony.

Dlaczego to rozróżnienie jest ważne? Ponieważ, gdy zachodzi konieczność wypowiedzenia takiej umowy zasady postępowania mocno się różnią.

Umowy zawartej na czas określony nie można wypowiedzieć przed upływem terminu jej zakończenia jeśli taka możliwość nie została konkretnie zapisana w jej treści.

Umowę na czas nieokreślony możesz natomiast wypowiedzieć według zasad przyjętych w kontrakcie np. po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia lub jeśli takie konkretne warunki nie zostały wpisane do kontraktu – w każdej chwili.

  1. Co może stanowić powód wypowiedzenia?

Wszystko to, co Twój partner biznesowy lub Ty zapiszecie w umowie, np.:

– brak przedstawienia polisy ubezpieczeniowej przez przewoźnika

– utrata licencji przez przewoźnika

– rażące naruszenie innych postanowień umowy przez przewoźnika

– zaprzestanie świadczenia usług będących przedmiotem umowy przez przewoźnika

– objęcie zamiarem przejęcia przedsiębiorstwa przewoźnika przez inne przedsiębiorstwo lub jego sprzedaż innemu podmiotowi

Umowę można również wypowiedzieć jeśli druga strona umowy jest np. niewypłacalna albo w przypadku gdy podlega ona postępowaniu likwidacyjnemu. Naturalnie taki zapis musi znaleźć się w umowie. Podobnie wygląda to, gdy Twój partner biznesowy nie płaci Ci za usługę.

  1. Przedterminowe wypowiedzenie

Jeśli Ty lub przedsiębiorstwo, z którym zawierasz umowę o współpracy, określacie możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy zwróć uwagę na to jak ma to przebiegać, czy np. określony jest okres wypowiedzenia, w jakiej formie masz powiadomić o takim zamiarze Twojego partnera. Pamiętaj, że forma pisemna, to nie jest e-mail lub rozmowa na komunikatorze. Taka forma komunikacji nosi miano dokumentowej. Pisemna forma potrzebuje potwierdzenia jej Twoim podpisem, w przypadku cyfrowej komunikacji będzie to certyfikowany podpis elektroniczny. Ważne jest także to, od kiedy takie wypowiedzenie jest skuteczne. Może to być np. koniec miesiąca kalendarzowego. Jest to o tyle istotne, że w trakcie trwania okresu wypowiedzenia będziesz musiał nadal świadczyć swoje usługi na rzecz partnera biznesowego.

  1. Kary umowne

Umowę możesz rozwiązać będąc zmuszonym do zapłacenia kar umownych lub nie. Znowu zależy to od tego, co zostanie zapisane w umowie. Pamiętaj także o tym, że nie zawsze strony umowy są traktowane tak samo. Często jest tak, że zleceniobiorca płaci kary znacznie wyższe niż zleceniodawca. Czasem zapisy dotyczące kar umownych są tak niekorzystne, że stanowią zagrożenie dla istnienia firmy mogąc nawet powodować problem z jej wypłacalnością.

  1. Problemy z płatnościami a wypowiedzenie

A co jeśli Twój kontrahent nie płaci? Teoretycznie powinieneś mieć możliwość zrezygnowania ze świadczenia usług w takim przypadku, ale będzie to możliwe jeśli taki zapis znajdzie się w umowie! Często bywa bowiem tak, że pomimo tego, że partner ociąga się z płatnościami nadal będziesz musiał podstawiać swoje auta. Dlaczego? Ponieważ np.: w umowie zawarte są kary za brak wykonania usługi i są one tak wysokie, że będzie to dla Ciebie większy koszt niż gdybyś próbował ograniczać straty poprzez zaniechanie wykonywania usługi. Warto zatem zadbać o to, żeby w kontrakcie był zapis określający, po jakim czasie bez zapłaty możesz zerwać kontrakt.

  1. Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy dotyczy to kwestii życia codziennego, czy biznesu, podpisując umowę należy zawsze przewidywać najgorsze. Dlaczego? Ponieważ pozwoli Ci to określić wszystkie warunki, na które pełen optymizmu i wiary w pomyślne przeprowadzenie transakcji nie zwróciłbyś uwagi. Pozwoli Ci to także ocenić, czy faktycznie powinieneś podejmować współpracę w proponowanej w danej chwili formie. Niekorzystny kontrakt może słono kosztować, postawić nawet pod znakiem zapytania funkcjonowanie całej Twojej firmy. Zagrożeń nie brakuje: zmieniające się przepisy, brak kierowców, nieuczciwy kontrahent, zdarzenia losowe. Warto zabezpieczyć się i z głową podchodzić do każdego zobowiązania. Szerokości!

 

Źródła:

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19640160093/U/D19640093Lj.pdf

„Kontrakt długoterminowy – perspektywa rozwoju i widmo porażki”, Łukasz Chwalczuk, Transport Manager nr 6 grudzień – styczeń 2018/2019 (36), str. 110-112;