Procesy prawne, czyli jak zapewnić sobie przewagę konkurencyjną oraz bezpieczeństwo transportowe

Właściwe zarządzanie procesami prawnymi w firmie transportowej

Silnik prawny – specjalistyczne oprogramowanie do nadzoru prawnego

  1. Bezpieczeństwo transportowe
  2. Innowacyjne rozwiązanie prawno-informatyczne
  3. Moduły systemu
  4. Podsumowanie

Właściwe zarządzanie procesami prawnymi w firmie transportowej

 

Każda firma transportowa zobligowana jest do spełnienia szeregu obowiązków prawnych, wynikających zarówno z prawa krajowego, jak i prawa międzynarodowego. Przepisów dotyczących przewoźników oraz kierowców zawodowych są tysiące. Trudno w takiej sytuacji o stałe i precyzyjne monitorowanie wszystkich mechanizmów prawnych regulujących ten rynek. Rekordami prawnymi można jednak zarządzać w prosty i efektywny sposób.

Jak zapewnić sobie przewagę konkurencyjną oraz bezpieczeństwo transportowe, a przy tym nie martwić się o sytuację prawną swojego przedsiębiorstwa? Odpowiedź w niniejszym artykule.

  1. Bezpieczeństwo transportowe

Mechanizm prawny firmy transportowej zawiera mnóstwo elementów  określonych przez ustawodawcę. Przyjmuje się, że na każdy firmowy pojazd i na jednego kierowcę przypada ok. 150 rekordów prawnych wynikających m.in. ze źródeł prawa transportowego, prawa pracy, prawa cywilnego, prawa karnego, prawa administracyjnego etc. Ilość oraz rodzaj rekordów jest zmienna i w dużej mierze zależy od organizacji przedsiębiorstwa oraz nowelizacji prawa. W skład takich rekordów wchodzą m.in. dokumenty, wzory, wnioski, oświadczenie, wytyczne instytucji państwowych, terminy, nakazy i zakazy prawne itp.

Obowiązkowe rekordy należy stale (nawet codziennie) monitorować i właściwie nimi zarządzać. W przypadku dużych przedsiębiorstw ilość elementów, z których składa się mechanizm prawny jest naprawdę ogromna. Dla przykładu firma, która dysponuje 100 pojazdów jest zobowiązana monitorować od 11 do 15 tyś. rekordów prawnych.

Stałe i bezpieczne zarządzanie tyloma różnymi, złożonymi i zmiennymi rekordami jest bardzo trudne. Często też osoby zarządzające firmami transportowymi posiadają niestety niski poziom wiedzy prawnej co niekorzystnie wpływa na sytuację w danej firmie. Instytucje kontrolne (np. PIP, ITD, Urząd Skarbowy, Urząd Celny) nakładają na przewoźników kary finansowe za najmniejsze błędy, wynikające z nieszczelności systemu prawnego. Jakby tego było mało za poważne naruszenia norm prawnych wynikających ze złego zarządzania rekordami prawnymi grozi utrata dobrej reputacji, utrata licencji i Certyfikatu Kompetencji Zawodowych. Bezpieczeństwo transportowe może zostać w takiej sytuacji poważnie naruszone.

  1. Innowacyjne rozwiązanie prawno-informatyczne

Z pomocą przyjść może innowacyjny System Zarządzania Procesami Prawno-Ekonomicznymi opracowany przez Kancelarię Prawną Viggen sp.j. Silnik Prawny o nazwie LexTrans24 to profesjonalne oprogramowanie prawno-informatyczne, które jest nadzorowane i obsługiwane przez zespół prawników specjalizujących się w obsłudze firm transportowych. System przez całą dobę, 7 dni w tygodniu przetwarza tysiące danych, szereguje je i dostarcza przedsiębiorstwu gotowe rozwiązania (dane dostępne są dla uprawnionych osób z dowolnego miejsca na świecie). System zawiera aktualny stan prawny ze wszystkich dziedzin, niezbędny do prawidłowego działania firm przewozowych oraz gotowe wzorce dokumentacji z możliwością jej wypełnienia. Usługa pozawala także na wprowadzanie danych o przewozach, stałą kontrolę wszystkich dokumentów pracowniczych oraz dokumentacji pojazdów. W ten sposób właściciele i zarządzający oszczędzają koszty i czas, a przede wszystkim nie muszą martwić się o sytuację prawną swojego przedsiębiorstwa.

  1. Moduły systemu prawnego

System Zarządzania Procesami Prawno-Ekonomicznymi w Firmie Transportowej oparty jest na współpracy 5 podstawowych modułów:

  • Modułu informatycznego (zarządzanie rekordami prawnymi, weryfikacja prawidłowości i aktualności dokumentów),
  • Modułu porad i opieki prawnej (możliwość uzyskania pomocy lub porady prawnej dla każdego pracownika np. podczas kontroli w firmie, kontroli drogowej, załadunku/rozładunku),
  • Modułu szkoleń stałych oraz doraźnych (szkolenia obligatoryjne i nieobligatoryjne, zapewniające rozwój wiedzy kadr zarządzających oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników),
  • Modułu odwołań (obsługa prawna i reprezentacja klientów przed organami kontrolnymi),
  • Modułu tradycyjnego prowadzenia kompleksowej ewidencji czasu pracy kierowców (usługa fakultatywna/dodatkowo płatna).

Co bardzo istotne w przypadku jakichkolwiek zmian w prawie profesjonalny zespół Kancelarii systematycznie dostosowują algorytmy „silnika prawnego” LT24 do nowych uregulowań. Bieżące i precyzyjne aktualizowanie aktów prawnych dotyczących szeroko rozumianego transportu w tradycyjny sposób jest uciążliwe i mało efektywne, system robi to za przewoźnika automatycznie (bezobsługowo). W ten sposób firma zyskuje nie tylko przewagę biznesową, ale także przewagę nad organami kontroli.

Na obecną chwilę produkt Kancelarii Viggen nie posiada odpowiednika na rynku europejskim.

  1. Podsumowanie

Tradycyjne zarządzanie złożonym mechanizmem prawnym firmy transportowej jest bardzo żmudne i często nieprecyzyjne. Mogą wynikać z tego dla przewoźnika określone konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego warto (szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw) postawić na sprawdzony program do obsługi prawnej. Takim jest zdecydowanie „silnik prawny”/LexTrans24. Wdrożenie usługi pozwoli na uzyskanie przewagi biznesowej, realnej przewagi nad organami kontrolnymi i podatkowymi oraz ułatwi świadome zarządzanie procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie, przy zapewnieniu maksimum bezpieczeństwa.

Informacja za: www.lextrans24.pl, www.kancelariaprawnaviggen.pl, www.jazdaprawna.pl, www.eurologistics.pl