Jak windykować skutecznie należności w transporcie?

Windykacja należności

Branża transportowa jest jedną z tych, w których okres oczekiwania na płatność za wykonane zlecenie jest znacząco dłuższy niż w innych gałęziach usług i może trwać do 90 dni. Biorąc pod uwagę nawet tak długi czas na uiszczenie należności, opóźnienia w płatnościach lub ich brak są bardzo częste. Do tego dochodzi fakt, że przewoźnicy są zobowiązani do regulowania swoich zobowiązań i ponoszenia znacznych kosztów w dużo krótszym czasie. Może to dość szybko doprowadzić do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa. Jak radzić sobie zatem z odzyskiwaniem należności?

1. Weryfikacja kontrahenta. Jak to zrobić?
2. Windykacja polubowna.
3. Gdy sąd staje się niezbędny – czyli twarda windykacja.
4. Elektroniczne postępowanie upominawcze.
5. Kiedy do komornika?
6. Gdzie dochodzić należności w przypadku zagranicznych kontrahentów?
7. Europejski nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym.

 

1. Weryfikacja kontrahenta. Jak to zrobić?

Ideałem byłoby gdyby przedsiębiorca zanim podejmie decyzję o współpracy sprawdził swojego potencjalnego partnera. Pierwsza kwestia to sprawdzenie wpisu w CEIDG lub KRS i pozyskanie podstawowych informacji takich jak: czy firma faktycznie istnieje, od kiedy, kto jest jej właścicielem, kto nią zarządza, gdzie się mieści. Dalej należy zasięgnąć informacji w BIG lub innych wywiadowniach gospodarczych oraz w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Dodatkowo można poprosić o poświadczenie przez urząd skarbowy o braku zalegania z podatkami, także o referencje w postaci kontaktu do kilku firm z którymi dana firma współpracuje. Nie należy przejmować się ewentualnymi zarzutami chęci pozyskania informacji, które są prawnie chronione, ponieważ dane kontaktowe firmy są ogólnie dostępne, a kwestia potwierdzenia wiarygodności w wypadku dużego zlecenia nie jest niczym niezwykłym i solidna firma nie powinna mieć kłopotu z rekomendacjami.

Wielu przewoźników korzysta z usług giełd transportowych, dzięki czemu mogą skuteczniej pozyskiwać zlecenia. Dostawcy tych usług często starają się, aby użytkownicy ich oprogramowania spełniali określone wymagania tworząc tym samym bezpieczna przestrzeń dla prowadzenia biznesu. Mimo to należy zachować czujność. Jakie opcje ma zatem do dyspozycji klient giełdy transportowej?

Platforma TimoCom – niemiecka giełda: aby stać się jej użytkownikiem należy być przynajmniej pół roku na rynku i przejść wnikliwą weryfikację. Firma oferuje możliwość pomocy w sprawdzeniu potencjalnego kontrahenta w ramach platformy. Dostępna jest także usługa Incasso, która zakłada odzyskiwanie wierzytelności niespornych na zasadzie działań polubownych. Jeżeli któryś z użytkowników nie wywiązuje się z umów zawieranych na giełdzie może zostać pozbawiony dostępu do niej. Można ubiegać się o jej ponowne udostępnienie, ale dopiero po 6 miesiącach prowadzenia działalności.

Trans.eu – polska giełda, posiadająca panel ocen i komentarzy, na którym mogą znaleźć się zarówno pozytywne, jak i negatywne opinie o współpracy z danym przedsiębiorstwem. Każdy użytkownik może sprawdzić oceny, jakie zostały wystawione interesującej go firmie. Te podmioty, które nie płacą mogą spodziewać się postępowania wyjaśniającego, a jeśli zakończy się ono niepomyślnie, taka firma może utracić prawo do korzystania z giełdy.

WTransnet – giełda hiszpańska, najprężniejsza w okolicach Półwyspu Iberyjskiego. W jej ramach także dochodzi do weryfikacji użytkowników w oparciu o referencje od firm, z którymi potencjalny użytkownik współpracował. Giełda ta udostępnia możliwość reklamacji płatności. Nieuczciwy podmiot może zostać ukarany finansowo i utracić dostęp do giełdy.

Teleroute – francuskie rozwiązanie; oparta na systemie ocen innych klientów giełdy. W swojej ofercie posiada usługę „rating finansowy” polegającą na sprawdzeniu finansowej wiarygodności kontrahenta.

Korzystając z różnego typu giełd transportowych nadal należy zachować czujność i sprawdzać swoich partnerów. W biznesie wszystko jest zmienne. Dobra firma może popaść w kłopoty i przestać być wypłacalną, a ta, która do tej pory była małym graczem może urosnąć i stać się poważnym partnerem. Gdy jednak pomimo środków ostrożności dojdzie do przeterminowania faktury trzeba działać ponieważ okres przedawnienia roszczenia nie jest długi i trwa jedynie 12 miesięcy od dnia w którym zapłata miała nastąpić.

2. Windykacja polubowna.

Rynek transportowy nie rozpieszcza przewoźników. To załadowca dyktuje cenę. Marże są bardzo niskie. To, że partner opóźnia się z płatnościami jest czasem do przełknięcia dla przewoźnika, bo obawia się on utraty klienta, który zwyczajnie może zrezygnować z usług nazbyt niecierpliwego wierzyciela. Z drugiej strony brak reakcji w stosunku do dłużnika nie jest dobrym rozwiązaniem, bo łatwo można popaść w kłopoty finansowej. Poza tym usługobiorca nie jest bankiem, żeby kredytować zleceniodawcy usługę przewozu towaru. Warto czasem sięgnąć po windykację, szczególnie, że jej formy są różne: miękkie i twarde.

Windykacja miękka (polubowna) – działanie polegające na monitowaniu dłużnika w celu uregulowania długu. Najczęstsze formy to:

• kontakt telefoniczny
• oficjalne pismo wzywające do zapłaty wysłane tradycyjną pocztą
• wezwanie do zapłaty dostarczone pocztą elektroniczną (mniej oficjalne)
• kontakt osobisty

Niektóre firmy posiadają działy lub oddelegowaną osobę zajmującą się tą formą windykacji. Czasem posiłkują się zewnętrznymi firmami specjalizującymi się w usługach tego typu. Jest to mniej kosztowna od postępowania sądowego forma ściągania należności – firmy windykacyjne świadczą usługi w oparciu o prowizję od odzyskanej kwoty.

Inną formą nacisku może być także ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji o zadłużeniu do jednego z biur informacji gospodarczej: BIG InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów BIG, ERIF BIG. Kolejnym krokiem jest faktyczne przekazanie takiej informacji do rzeczonego biura.

Dobór odpowiednich środków także odnośnie windykacji polubownej jest dość istotny. Wszystko zależy od indywidualnego przypadku. Firma z którą długo współpracujemy i problemy z płatnościami w zasadzie się nie zdarzały, może się pogniewać o wynajęcie firmy windykacyjnej. Można stracić dobrego klienta. Warto w takim przypadku spróbować odzyskać należności podejmując działania w ramach wewnętrznych procedur. Windykacja polubowna ma to do siebie, że jej forma jest zmienna i dopasowana do aktualnej sytuacji. Co jednak wtedy, gdy taki sposób odzyskania należności nie przynosi żadnych efektów i dłużnik nie reaguje na delikatny nacisk lub nawet nie ma z nim kontaktu? Wtedy warto udać się do sadu.

3. Gdy sąd staje się niezbędny – czyli twarda windykacja.

Twarda windykacja to takie działanie, które opiera się na posługiwaniu się sankcjami prawnymi i moralnymi o większej wadze niż w przypadku windykacji miękkiej. Chodzi o działania w ramach postępowania sądowego, egzekucyjnego a nawet karnego. Dotyczy to tzw. trudnych dłużników, którzy świadomie i długotrwale unikają uregulowania należności.

Ważne! Przedawnienie roszczenia o zapłatę za wykonaną usługę przewozu następuje po roku od dnia, kiedy zapłata miała nastąpić.

Jak już wspomniałam wyżej czas na domaganie się uregulowania należności w transporcie jest stosunkowo krótki, stąd konieczność podjęcia dość zdecydowanych działań, gdy okazuje się, że dłużnik nie kwapi się z zapłatą. Pozwolą one w większości przypadków na przerwanie tego terminu. Do czynności przerywających termin przedawnienia zaliczamy każdą czynność przed sądem lub innym organem, także sądem polubownym, podjętą w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia. Są to m.in.:

• wniesienie pozwu
• złożenie wniosku o upadłość dłużnika
• wszczęcie mediacji

Termin przedawnienia przerywa również uznanie roszczenia przez dłużnika. Ma ono postać uznania właściwego np. w formie umowy, gdzie dłużnik poprzez oświadczenie uznaje roszczenie lub uznania niewłaściwego np. poprzez dokonanie nawet drobnej wpłaty lub prośbę o ratalny sposób spłaty albo odroczenie terminu spłaty. Istotne jest potwierdzenie zaistnienia takiej sytuacji dla celów dowodowych. Może mieć to np. postać wiadomości elektronicznej, która zostanie zachowana przez przewoźnika.

Postępowanie sądowe, w momencie uznania roszczenia za zasadne, kończy się wydaniem wyrok lub nakazu zapłaty. W przypadku wyroku, po jego uprawomocnieniu, należy złożyć wniosek o nadanie klauzuli wykonalności. W przypadku nakazu zapłaty nie jest to konieczne. Brak zaskarżenia nakazu w ciągu 14 dni od jego wydania sprawia, że automatycznie zyskuje on klauzulę wykonalności i stanowi podstawę do zabezpieczenia.

Dlaczego zabezpieczenie dowodów prób porozumienia się z dłużnikiem jest takie ważne? Otóż od 1 stycznia 2016 r. obowiązkiem stało się podjęcie próby ugodowego rozwiązania sporu. Składając pozew konieczne jest podanie przez powoda, czy takie działanie miało miejsce. Jeżeli podjęcie mediacji lub innej formy pozasądowego rozstrzygania sporów nie miało miejsca, należy to uzasadnić.

4. Elektroniczne postępowanie upominawcze.

Inną formą postępowania sądowego jest elektroniczne postępowanie upominawcze. Można je przeprowadzić tylko w jednym sądzie w Polsce: Sądzie Rejonowym w Lublinie XVI Wydział Cywilny. Rozpatruje on pozwy wnoszone drogą elektroniczną z całej Polski. Ma ono swoje zalety, ale też i wady.

Zalety elektronicznego postępowania upominawczego:

• mniejsza opłata sądowa (1/4 standardowej stawki), nie mniej niż 30 i nie więcej niż 100.000 zł
• krótszy czas oczekiwania na wydanie nakazu zapłaty, średnio ok. 2 tygodnie (w zwykłym sądzie trwa to ok. 3-6 miesięcy, a nawet dłużej)
• na etapie wnoszenia pozwu nie składa się dowodów, wystarczy opis. Dopiero w przypadku konieczności przekazania sprawy do tradycyjnego sądu (właściwego miejscowo) takie dowody będą potrzebne.

Wady elektronicznego postępowania upominawczego:

• jeżeli pozwany wniesie sprzeciw odnośnie nakazu zapłaty sprawa zostanie przekazana do zwykłego trybu rozpatrywania; oznacza to wydłużenie czasu rozpatrywania sprawy o 2 miesiące – sąd w Lublinie po takim czasie przekazuje dokumenty właściwemu miejscowo sądowi
• podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy sąd będzie miał wątpliwości odnośnie zasadności roszczenia – sprawa jest przekazywana do właściwego miejscowo sądu, opłata od pozwu musi zostać uzupełniona do wysokości zwykłej stawki, musi być także uzupełniona dokumentacja dowodowa

Elektroniczne postępowanie upominawcze jest dobrym rozwiązaniem dla tych osób, których roszczenia nie budzą wątpliwości pod względem formalnym i materialnym.

5. Kiedy do komornika?

Do komornika możemy się zgłosić dopiero w momencie posiadania tytułu wykonawczego, czyli wyroku lub nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności. Komornik zajmie się egzekucją należności z całego majątku dłużnika. Może zająć rachunki bankowe, wierzytelności, ruchomy majątek oraz nieruchomości. Ruchomości i nieruchomości mogą zostać przez niego sprzedane w toku dwóch licytacji. Jeśli te działania nie będą skuteczne, wierzyciel, w tym wypadku przewoźnik może, pod określonymi warunkami, przejąć majątek za niewielką kwotę: może to być np. sprzęt komputerowy, czy pojazdy. Jest to możliwe w przypadku, gdy widać, że w inny sposób nie uda się odzyskać wierzytelności.

Co się jednak dzieje, gdy egzekucja nie jest skuteczna, dlatego, że dłużnik nie posiada żadnego majątku, który można spieniężyć. Egzekucję można powtarzać w przyszłości, najlepiej nie rzadziej niż co 3 lata. Jeśli dłużnikiem jest spółka osobowa (np. jawna lub komandytowa)można postarać się o dodatkową klauzule wykonalności na wspólników spółki i dochodzić należności z ich majątku. Jeśli dług obciąża spółkę kapitałową, będzie to najczęściej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, można wystąpić z następnym pozwem, tym razem jednak przeciwko członkom spółki i dochodzić należności z ich majątku.

6. Gdzie dochodzić należności w przypadku zagranicznych kontrahentów?

W przypadku transportów międzynarodowych odzyskanie należności przed sądem jest bardziej skomplikowane. Ważne jest aby przede wszystkim ustalić właściwość sądu. Najczęściej będzie się to odbywało w oparciu o Konwencję CMR. Kwestię tę reguluje art. 31 Konwencji:

„We wszystkich sporach, które wynikają z przewozów podlegających niniejszej Konwencji, powód może wnosić sprawę do sądów umawiających się krajów, określonych przez strony w drodze wspólnego porozumienia, a ponadto do sądów kraju, na którego obszarze:

1. a) pozwany ma stałe miejsce zamieszkania, główną siedzibę lub filię albo agencję, za której pośrednictwem zawarto umowę o przewóz, albo
2. b) znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce jego dostawy, i nie może wnosić sprawy do innych sądów.”

Artykuł ten określa zatem sądy którego kraju mogą rozstrzygać w spornych sprawach: powód może wybrać pomiędzy sądami tego państwa, w którym znajduje się siedziba pozwanego lub w którym znajdowało się miejsce załadunku lub rozładunku towarów. Jedynie co do tych kwestii strony mogą się umówić. Inne ustalenia nie będą skuteczne ze względu na art. 41 Konwencji, który mówi, że nieważna jest każda klauzula, która pośrednio lub bezpośrednio będzie naruszała postanowienia Konwencji.

Dalej wybór konkretnego sądu (czyli właściwość terytorialna sądu tego państwa, co do którego umówiły się strony – np. czy będzie to sąd w Krakowie, czy w Poznaniu) reguluje prawo krajowe – jest to kwestia uszczegółowienia zapisów Konwencji CMR.

Zaznaczyć także należy, że od chwili wejścia w życie przepisów rozporządzenia Rady (WE) nr 44/2001 z dn. 22 grudnia 2000 r. w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych dużo łatwiejsze stało się dochodzenie swoich praw w sporach pomiędzy podmiotami z innych państw. Orzeczenia sądów zagranicznych są bowiem tak samo respektowane, jak w przypadku sądów krajowych i odwrotnie – wyrok wydany w Polsce będzie egzekwowany za granicą.

7. Europejski nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym (europejski nakaz zapłaty).

Od niedawna pojawiła się możliwość egzekwowania swoich należności w odniesieniu do kontrahentów z innych krajów Unii Europejskiej. 18 stycznia 2017 r. weszła bowiem w życie nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej o europejskim nakazie zabezpieczenia na rachunku bankowym. Chodzi zatem o procedurę, która umożliwia w postępowaniu transgranicznym dochodzenia swoich wierzytelności w sprawach cywilnych i handlowych. Rozporządzenie może być stosowane bezpośrednio, ale potrzebne były zmiany w ustawodawstwie krajowym, aby móc to czynić prawidłowo.

Nowe przepisy umożliwiają zabezpieczenie wierzytelności na koncie bankowym dłużnika niezależnie od państwa, w którym ten rachunek jest prowadzony.

Załóżmy, że kontrahent wszedł w spór z niemieckim partnerem i wygrał sprawę. Wierzyciel winien uregulować swoje należności na rzecz kontrahenta z Polski, ale pomimo wyroku sądowego tego nie robi. W takim wypadku firma polska może złożyć wniosek do sądu, który wydał rzeczony wyrok i zażądać zablokowania zasądzonej kwoty wraz z innymi kosztami na rachunku bankowym dłużnika.

Wniosek składa się na odpowiednim formularzu, na którym należy nanieść informacje odnośnie zasadności żądania wydania nakazu – chodzi o wskazanie na to, że roszczenie jest uzasadnione, a brak zabezpieczenia może skutkować powstaniem dużych trudności lub nawet uniemożliwić skuteczne dochodzenie należności.

Nakaz wydawany w jednym państwie będzie automatycznie uznawany w innym państwie członkowskim – nie będzie potrzebne odrębne postępowanie. Wierzyciele mogą wnioskować o nakaz jeszcze przed rozpoczęciem postępowania a także w jego trakcie. Wierzyciel może także uzyskać informację na temat rachunków dłużnika w celu wydania europejskiego nakazu zabezpieczenia na takim rachunku.

W Polsce przepisy mają dotyczyć nie tylko kont prowadzonych przez banki, ale także przez spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.

Szczegóły znajdziesz też tutaj: Europejski nakaz zapłaty

Podsumowanie

Problem klientów, którzy nie dotrzymują terminów płatności jest stary jak świat. Możliwości wywierania nacisku i doprowadzania do odzyskania należności jest wiele. Warto jednak przemyśleć jaką formę należy w danym przypadku zastosować. Zarządzanie wierzytelnościami jest bardzo istotne, tak samo jak podejmowanie współpracy ze sprawdzonymi przedsiębiorstwami. W transporcie utrata płynności finansowej może nastąpić bardzo szybko, dlatego zawsze trzeba mieć rękę na pulsie.

Źródła:

https://ms.gov.pl/pl/informacje/news,8986,wiecej-praw-w-dochodzeniu-roszczen.html
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=URISERV%3Al16023″
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex:32006R1896
https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniedluznika
https://pl.wikipedia.org/wiki/Windykacja
http://freego.pl/unormowania/konwencja_cmr.pdf