Dlaczego warto czytać warunki zlecenia przewozowego?

Dlaczego warto czytać warunki zlecenia przewozowego?

Chyba każdy zna przysłowie, że „pośpiech jest złym doradcą” oraz, że „niewiedza słono kosztuje”. Jednak tak wiele osób podejmując różne decyzje biznesowe zdaje się zapominać o tych ważnych prawdach życiowych. Nie inaczej dzieje się w szeroko rozumianej branży transportowej, w której to uczestnicy procesu transportowego często w natłoku pracy i pod presją zdobycia intratnego zlecenia nie czytają wszystkich istotnych warunków umów, czytają je z niezrozumieniem lub nie negocjują ich treści. Zdarza się także przyjmowanie zleceń niepełnych, zleceń ustnych (telefonicznie), a także zleceń w obcym języku, których przedsiębiorca kompletnie nie rozumie. Tego typu działania w konsekwencji mogą doprowadzić do nałożenia ogromnych kar pieniężnych i pogrążyć niejedną firmę.

W niniejszym artykule postaramy się wyjaśnić dokładnie kwestie związane ze zleceniami przewozowymi i błędami, które najczęściej popełniają w tej materii przewoźnicy.

Umowy i zlecenia przewozowe

Zgodnie z Kodeksem cywilnym przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy. Jednak ani wspomniany kodeks, ani Prawo przewozowe, czy też Konwencja CMR nie regulują formy, w jakiej powinna zostać zawarta owa umowa przewozu towarów. Do zawarcia umowy przewozu dochodzi zazwyczaj poprzez zawarcie przez zainteresowane strony oświadczenia woli w postaci dokumentu, bądź też przez udzielenie zlecenia przewozowego. Coraz częściej do zawarcia umów dochodzi poprzez wymianę faksów, maili lub zapisów rozmów przy użyciu komunikatorów (co jest akceptowalne). Zdarza się również, że umowy zawierane są przez telefon, jednak należy mieć na uwadze, że w razie sporów brak formy pisemnej będzie budził poważne wątpliwości co do uzgodnień stron.

Zlecenie przewozowe bardzo często nazywane „zleceniem transportowym” (niestety błędnie, gdyż forma ta nie występuje w przepisach prawa) jest ofertą na wykonanie usługi przewozu danego ładunku w określonym terminie z miejsca A do miejsca B za określone w zleceniu przewoźne. W dokumencie tym muszą być zawarte wszelkie informacje dotyczące transportu. Często w takim zleceniu opisane są również kwestie związane z odpowiedzialnością przewoźnika, sposobem płatności itp. Obowiązkiem zleceniobiorcy jest dokładnie przeczytać zlecenie i zastanowić się, czy nie zawiera ono elementarnych błędów lub braków informacji.

Uwaga!!! Zawarcie umowy przewozu na podstawie otrzymanego zlecenia transportowego powinno nastąpić poprzez akceptację (może być to w formie ustnej lub za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość). Inaczej mówiąc oferta ze wszystkimi warunkami zlecenia musi zostać przyjęta przez przewoźnika.

I w tym miejscu warto poruszyć zapis, który bardzo często pojawia się w zleceniach przewozowych. Brzmi on zazwyczaj tak:

• „Brak pisemnej odmowy przyjęcia zlecenia w ciągu 30 minut od otrzymania, jest równoznaczne z przyjęciem zlecenia oraz akceptacją wszystkich jego warunków”.

Co więcej gros zleceniodawców wykorzystuje tę klauzulę i wysyła zlecenia poza normalnym czasem pracy zleceniobiorcy (np. późnym popołudniem, w weekend itp.). Przewoźnicy często nie wiedzą jak mają się w takiej sytuacji zachować. A odpowiedź jest prosta – jak już wspomniano wcześniej zlecenie przewozowe stanowi wyłącznie propozycję zawarcia umowy przewozu, która dochodzi do skutku z chwilą otrzymania odpowiedzi zawierającej akceptację warunków zlecenia. Co do zasady zatem brak odpowiedzi na zlecenie oznacza, iż do umowy nie doszło. Przewoźnik może zatem taki zapis zignorować, jednak mimo wszystko wskazane jest wysłanie odpowiedzi odmownej o treści np.: „W związku z otrzymanym zleceniem uprzejmie informuję, iż nie akceptuję złożonej oferty”.

Istnieje jednak wyjątek od tej reguły. Otóż jeżeli przedsiębiorca otrzymał ofertę zawarcia umowy od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty. Owe stałe stosunki gospodarcze przejawiają się tym, że strony związane są pewnymi umowami gospodarczymi w dłuższym okresie a reakcje obu partnerów co do sposobu zawierania umów jak również ich rodzaju i treści są zawsze podobne i łatwe do przewidzenia. W takim przypadku należy jednak wcześniej jasno określić w jakich godzinach zlecenia można wysyłać, na jaki fax lub mail itp.

Każda umowa o przewóz i każde zlecenie przewozowe może być inne. Standardowo powinny jednak one zawierać takie identyfikatory jak:

• Oznaczenia w nazwie dokumentu „Zlecenie zorganizowania przewozu”.
• Dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy – oznaczenie podmiotów stosunku prawnego.
• Użycie słowa „Fracht” lub „Zapłata za fracht”.
• Rodzaj towaru z określeniem jego wagi brutto, ilości, wymiarów, sposób jego opakowania czy zabezpieczenia, ilości palet oraz warunki temperatury przewozu – jeżeli na załadunku okaże się, ze towaru lub palet jest mniej przewoźnik powinien koniecznie poinformować o tym swojego zleceniodawcę i poprosić o instrukcje co w tej sytuacji robić; czy jechać, czy czekać na pozostałą część towaru.
• Datę i miejsce odbioru (załadunek) oraz miejsce przeznaczenia (rozładunek).
• Trasę przewozu – drogę przewozu przesyłki ustala przewoźnik, uwzględniając w miarę możliwości żądania nadawcy.
• Rodzaj samochodu transportowego – przewoźnik jest obowiązany użyć środków transportowych odpowiednich do danego przewozu.
• Opłaty, jakie mogą wyniknąć w trakcie transportu.
• Termin płatności za wykonane zlecenie.

Oczywiście w praktyce zlecenia przewozowe są o wiele bardziej rozbudowane – nadawcy stosują różnorodne klauzule i warunki. Jak pokazuje jednak życie (a w szczególności orzecznictwa sądów) większość tych zapisów jest zbędna, gdyż wynikają one bezpośrednio z przepisów prawa. Ich wpisywanie powoduje, że zlecenia są zbyt długie a w tym przypadku liczy się jakość a nie ilość. Nagminnie wpisywane w zleceniach są także niewiążące zapisy prawne, które można potraktować jedynie jako tzw. „straszaki”.

Do zbędnych zapisów należą m.in.:

• „Podstawy prawne do określania praw, obowiązków i odpowiedzialności obu stron wynikają z Konwencji CMR oraz ustawy Prawo przewozowe” – przepisy konwencji CMR są przepisami bezwzględnie obowiązującymi, a to oznacza, że odpowiedzialność w przewozach podlegającym regulacji konwencji może być określona wyłącznie w oparciu o nie (adekwatnie do tego w przewozach krajowych zastosowanie ma prawo przewozowe).
• „Za towar jest odpowiedzialny przewoźnik” – podstawowa zasada odpowiedzialności przewoźnika wyrażona jest zarówno w prawie przewozowym jak i w Konwencji CMR i mówi ona, że przewoźnik ponosi odpowiedzialność za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki powstałe od przyjęcia jej do przewozu aż do jej wydania oraz za opóźnienie w przewozie przesyłki. Ale uwaga !!! Odpowiedzialność przewoźnika jest wyłączona, gdy szkoda wynikła z okoliczności leżących po stronie nadawcy bądź odbiorcy niezawinionych przez przewoźnika bądź właściwości towaru lub okoliczności, których przewoźnik nie mógł uniknąć i których następstwom nie mógł zapobiec.
• „Zleceniobiorca zobowiązuje się do starannego wykonywania zleconych mu przewozów” – umowa przewozu nieodwracalnie wiąże się z wymiarem starannego działania (staranność przewoźnika ocenia się według k.c.).
• „Strony zobowiązane są do pełnej współpracy w celu właściwego wykonania przewozu” – zgodnie z wcześniej cytowanymi przepisami przewoźnik i odbiorca powinni udzielać sobie wzajemnie wszelkich możliwych ułatwień przy dokonywaniu potrzebnych sprawdzeń i ustaleń.

Co można najczęściej przeoczyć?

Przeoczyć można oczywiście wszystko to, co jest napisane drobnym drukiem a także to, co znajduje się na kolejnych stronach zlecenia (przyjmujący zlecenie często błędnie interpretują, że najważniejsze są tylko zapisy zawarte na pierwszej stronie). Gros usługobiorców nie doprecyzowuje też zapisów dotyczących różnych wymagań czy warunków ogólnych i potem pojawiają się spory w tej materii. W zleceniu może być także zapis z odesłaniem zleceniobiorcy do Ogólnych Warunków zleceniodawcy dostępnych np. na stronie internetowej. Tam mogą znajdować się zapisy, których nie będzie w treści zlecenia a też będą obowiązywać (na to często przewoźnicy nie zwracają niestety uwagi).

Równie istotne jest to aby otrzymać wszystkie strony zlecenia. Zdarza się bowiem, że zleceniodawca wysyła zlecenie i na pierwszej stronie jest zapis 1/2, ale drugiej strony nie ma. Przewoźnicy nie pytają się o drugą stronę mimo iż widać, że takowa powinna być, a na niej zapewne zawarte są istotne ustalenia. Trudno jest później udokumentować, że przewoźnik otrzymał tylko pierwszą stronę bez drugiej.

Bardzo często nadawca umieszcza w zleceniu informację jak i gdzie zleceniobiorca ma wystawić fakturę. Może to być zapis typu:

• „Na fakturze proszę umieścić nr naszego zlecenia” lub „Fakturę należy wysłać na adres naszego oddziału” (który może być inny niż ten wpisany w rubryce adres nadawcy).

Dopiero spełnienie tych warunków będzie gwarancją płatności w terminie. Problemy z zapłatą za usługę pojawiają się też, gdy zleceniobiorca wpisze na fakturze błędną nazwę podobnie brzmiącą. Ale często w zleceniach przewozowych widnieje też adnotacja typu:

• „W przypadku niedostarczenia faktury za transport wraz z wymaganą dokumentacją w ciągu 14 dni od zakończenia usługi zleceniodawca tytułem kary umownej dokona potrącenia w wysokości 10% frachtu” lub
• „Płatność może nastąpić w ciągu 14 dni na konto, jednak z potrąceniem 10% frachtu” lub
• „Płatność dopiero po dostarczeniu oświadczenia o wypłaceniu kierowcy stawki minimalnej zgodnie z regulacjami niemieckiej ustawy o płacy minimalnej MiLoG”.
• „Płatność czekiem” – stosowane dosyć często przez firmy Hiszpańskie i Portugalskie (polski przewoźnik musi wiedzieć o tym, że taki czek jest dosyć trudno zrealizować w naszym kraju, a bank potrąci słuszną prowizję).

Jak się okazuje przewoźnicy rzadko zwracają uwagę na takie szczegóły i później są mocno zdziwieni obrotem sprawy. A przecież wszystkie te warunki można negocjować.

Dosyć często zdarzają się też sytuacje, że przewoźnik/podwykonawca nie doczytawszy dokładnie wymogów odnośnie rodzaju pojazdu podstawia inny samochód, nie spełniający warunków danego przewozu. Tego typu zaniedbanie może spowodować, że towar nie zostanie załadowany a przewoźnik zostanie obciążony karą umowną wskazaną w umowie np. zgodnie z zapisem:

• „Niepodstawienie pojazdu przez zleceniobiorcę w miejscu załadunku spowoduje naliczenie kary umownej w wysokości 100% frachtu”.

Ale uwaga!!! Kara umowna może być zawierana w umowach o przewóz krajowy. Zapisy o karze umownej muszą być jednak jasne i czytelne i dawać podstawę do ustalenia wartości kary bez żadnych wątpliwości (zgodnie z k.c. aby żądać kary umownej, stosowny zapis musi znajdować się w umowie, dodatkowo musi być wskazana określona kwota). Zapisy dotyczące kary umownej w przewozach międzynarodowych są nieskuteczne bowiem Konwencja CMR w całej swojej treści nie zawiera żadnej wzmianki o karach umownych. Konwencja CMR dopuszcza jednak sankcję wynikającą z odszkodowania, które należy się w każdej sytuacji gdy dojdzie do niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewozu.

Również w rubryce „Rodzaj pojazdu” musi być precyzyjnie określone np. Plandeka 13,6 (często w zleceniu podaje się od razu nr rejestracyjny pojazdu). W warunkach ogólnych zazwyczaj nadawca wpisuje też, że środek transportu musi być sprawny technicznie, czysty, bez obcych zapachów oraz posiadać wszystkie niezbędne certyfikaty i zezwolenia (co raczej powinno być oczywiste dla przewoźnika).

Kluczowym dla prawidłowego wykonania umowy jest określenie przez nadawcę informacji dotyczących załadunku i rozładunku (miejsca, daty i godziny). Jeżeli tego brakuje koniecznie należy skontaktować się ze zleceniodawcą w celu sprecyzowania. W kwestii załadunku i rozładunku ważne jest także przestrzeganie wszystkich dodatkowych informacji zawartych w zleceniu np.

• „Bezwzględny zakaz palenia i używania telefonów komórkowych na terenie firmy”, „Zakaz postoju w miejscach niestrzeżonych” itp.

W większości zleceń przewozowych można znaleźć zapisy, zgodnie z którymi przewoźnik jest zobowiązany do postoju przy załadunku i rozładunku przez określony czas bez dodatkowych opłat np.

• „24h/48h, przestoje w soboty, niedziele i święta są wolne od opłat”.

Ogromna rzesza przewoźników godzi się na takie zapisy, ponieważ albo nie czytają oni dokładnie zleceń, albo nie negocjują ich treści. Jeżeli w zleceniu nie będzie zapisu o bezpłatnym postoju, przewoźnik ma prawo żądać dodatkowej opłaty za nieprzewidziany postój.

Bardzo często do nieporozumień dochodzi także w kwestii rozliczenia palet. Niektórzy zleceniodawcy bowiem takie adnotacje umieszczają na końcu zlecenia, a z kolei gros przewoźników uważa, że nie musi rozliczać palet, skoro nie ma tego wyraźnie zaznaczonego na pierwszej stronie rzeczonego zlecenia (oczywiście nic bardziej mylnego). Niekiedy w zapisach można znaleźć też adnotacje:

• „Wymiana palet jest wymagana w momencie załadunku” lub
• „ Jeśli wymiana palet jest wymagana i nie odbędzie się w momencie załadunku zleceniobiorca jest zobowiązany do zwrotu palet załadowcy w ciągu 14 dni od daty załadunku. Niedokonanie zwrotu skutkować będzie obowiązkiem zapłaty przez zleceniobiorcę kary za brakujące palety”. Nierzadko zdarza się, że nadawca wymaga kwitu paletowego określonej firmy np. DPL.

Podobnie sprawa ma się z wymogami odnośnie temperatury. Zleceniodawcy często wpisują taką adnotację w warunkach ogólnych (na końcu zlecenia):

• Kierowca pojazdu, którym realizowane jest niniejsze zlecenie zobowiązany jest do kontroli temperatury ładowanego towaru wraz z wpisaniem jej w dokumenty CMR oraz kontroli temperatury towaru podczas przewozu wraz z odnotowaniem jej w dokumentach CMR.

Jak się zatem okazuje trzeba bardzo dokładnie prześledzić warunki na wszystkich stronach zlecenia aby móc je odpowiednio spełnić. Jeśli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości co do zapisów w zleceniu, warto bezzwłocznie skontaktować się z nadawcą zlecenia i je doprecyzować (… i najlepiej mieć na to potwierdzenie).

Niewiążące  i ryzykowne zapisy

Istnieje też szereg innych zapisów w umowach, jednak często są one absurdalne, nie ważne z mocy prawa a nawet niekiedy sprzeczne z prawem. Można potraktować je jedynie jako tzw. „straszaki”.  Należą do nich zapisy typu:

• „Brak spełnienia przez przewoźnika, któregokolwiek z powyższych wymagań może skutkować redukcją stawki frachtowej” – w żadnych przepisach nie zostały uregulowane takie prawa przysługujące nadawcy.
• „Zakaz podzlecania” tudzież „Zlecenie kursu innemu przewoźnikowi bez naszej zgody jest zabronione” – zgodnie z Art. 789 k.c. przewoźnik może oddać przesyłkę do przewozu innemu przewoźnikowi na całą przestrzeń przewozu lub jej część, jednakże ponosi odpowiedzialność za czynności dalszych przewoźników jak za swoje własne czynności. Z treści tego artykułu jasno wynika, że świadczenie przewoźnika, czyli przemieszczenie przesyłki, nie musi być przez niego dokonane osobiście (przewoźnik jest do tego uprawniony z mocy samego prawa, bez potrzeby uzyskiwania zgody wysyłającego).
• „W przypadku niedostarczenia oryginału CMR w ciągu 7 dni od rozładunku kara umowna wynosi X” – zgodnie z Konwencją CMR przewoźnik odpowiada za zgubienie dokumentów towarzyszących przesyłce, jednak zastrzeżenie kary umownej na wypadek opóźnienia w dostarczeniu dokumentów stanowi co do zasady bezsprzeczne naruszenie przepisów Konwencji.
• „Spory wynikające z usług świadczonych przez zleceniobiorcę będą rozpatrywane przez Sąd właściwy miejscowo dla siedziby zleceniobiorcy” lub „W przypadku sporów stron Sądem właściwym jest sąd miejsca rejestracji zleceniodawcy”. Należy jednak pamiętać, że taki zapis jest obowiązujący tylko wówczas, gdy jest zgodna decyzja stron o poddaniu sporu określonemu sądowi a zlecenie jest w formie pisemnej – oryginał dokumentu lub wersja elektroniczna z certyfikowanym podpisem. W innym przypadku sąd może zakwestionować ten zapis. W przypadku, gdy strony nie ustalą sądu właściwego do rozstrzygnięcia ich sprawy podstawową zasadą dotyczącą miejsca wytaczanie pozwów jest tak zwana właściwość ogólna ustalana w oparciu o miejsce zamieszkania pozwanego lub w przypadku, gdy podmiot, który chcemy pozwać nie jest osobą fizyczną, miejsce położenia jego siedziby.

Podsumowując

Pamiętajmy, że warunkiem podpisania umowy przewozowej jest przyjęcie zlecenia przewozowego. I choć „czas to pieniądz”, naprawdę warto poświęcić maksimum uwagi na weryfikację wszystkich zapisów umownych by uniknąć strat finansowych i ewentualnych procesów sądowych. Przede wszystkim należy czytać wszystkie strony zlecenia (nawet jeśli tych byłoby kilka czy nawet kilkanaście). Stanowią one bowiem integralną część zlecenia. Trzeba też sprawdzać to, co jest napisane drobnym druczkiem, a także dla własnego bezpieczeństwa potwierdzać na piśmie zawarte postanowienia. Jeżeli czegoś nie rozumiemy lub coś nas zaniepokoi należy niezwłocznie wyjaśnić to ze zlecającym. Także jeśli otrzymamy zlecenie od zagranicznego kontrahenta, należy poprosić o jego przetłumaczenie; nie można bowiem potem powoływać się, że się czegoś nie zrozumiało. Pamiętajmy też, że treść każdego zlecenia można skreślać i zmieniać a postanowienia można negocjować. W niektórych przypadkach warto po prostu odmówić przyjęcia zlecenia jeśli jego warunki są niemożliwe do zaakceptowania – aby nie sprawdziło się kolejne przysłowie „mądry Polak po szkodzie”.

Informacja za: www.iuridica.com.pl, www.adwokatwtransporcie.pl, www.transportoweprawo.pl, www.czasopismologistyka.pl, www.oc-przewoznika.info