Ewidencja czasu pracy kierowców

Właściwe przechowywanie i zabezpieczenie ewidencji czasu pracy kierowców

Specyfika pracy kierowców zawodowych w transporcie drogowym wymaga prawidłowego rozliczenia czasu tej pracy. Podyktowane jest to zarówno kwestią właściwego wynagrodzenia pracowników mobilnych, poprawy warunków ich pracy oraz koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa drogowego poprzez właściwe odbieranie przerw i odpoczynków przez kierowców. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w transporcie drogowym unormowany jest przepisami Kodeksu pracy oraz Ustawy o czasie pracy kierowców. Oprócz oczywiście regularnego sczytywania danych z tachografu i karty kierowcy do obowiązków pracodawcy należy także właściwe przechowywanie i zabezpieczenie wykresówek oraz danych cyfrowych. W przypadku jakichkolwiek zaniedbań w tej kwestii ITD nałoży na przewoźnika karę grzywny.

Ewidencja czasu pracy kierowcow

Jak prawidłowo przechowywać dokumentację potwierdzającą aktywność kierowców i co zrobić, gdy dojedzie do jej utraty?

Przepisy regulujące prowadzenie dokumentacji

Przepisy dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, przerw i okresów odpoczynku kierowców wykonujących przewóz drogowy rzeczy wynikają z rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. Kierowca zgodnie z przyjętym prawem powinien przestrzegać minimalnych okresów przerw i odpoczynków oraz maksymalnych okresów jazdy. Upoważniony funkcjonariusz służb kontrolnych może sprawdzić przestrzeganie przepisów rozporządzenia, analizując wykresówki, wyświetlone lub wydrukowane dane zapisane przez urządzenie rejestrujące lub przez kartę kierowcy, lub jeśli ich brak, analizując wszelkie inne dokumenty pomocnicze.

Pracodawca natomiast zgodnie z Art. 25. Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców zatrudniony na podstawie umowy o pracę w formie:

  • zapisów na wykresówkach;
  • wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
  • plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
  • innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
  • rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa powyżej.

Prowadzona przez pracodawcę dokumentacja, bez względu na formę, powinna stanowić chronologiczną, spójną i rzetelną ewidencję czasu pracy kierowcy. Przedsiębiorca jest zobowiązany do należytego zabezpieczania i przechowywania tej ewidencji. Oznacza to, że przewoźnik musi zapewnić zabezpieczenie tych danych przed ich utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych, a także zadbać o to by były one czytelne i uporządkowane.

Przedsiębiorca powinien przechowywać wykresówki, dane cyfrowe i dodatkową ewidencję co najmniej 12 miesięcy po ich użyciu. Jeśli jednak wykresówki i wydruki z urządzeń rejestrujących są jedyną prowadzoną ewidencją czasu pracy kierowców, pracodawca jest zobowiązany przechowywać je przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego i udostępniać je na każde żądanie organu kontrolnego czy kierowcy.

Uwaga!!! Kierowca ma obowiązek posiadania przy sobie wykresówek lub danych cyfrowych za okres ostatnich 28 dni i okazania ich w czasie kontroli drogowej. Po tym czasie ma obowiązek zwrotu tych dokumentów do firmy. W razie kontroli drogowej karę za brak wymaganych dokumentów otrzyma kierowca i zarządzający transportem. Suma kar pieniężnych nałożonych podczas jednej kontroli drogowej może wynieść 15 000 PLN. Wszczęcie postępowania wobec kierowcy nie wyklucza niestety wszczęcia postępowania administracyjnego także wobec przedsiębiorcy. Postępowanie nie zostanie jednak wszczęte w przypadku stwierdzenia, że przewoźnik nie miał wpływu na dokonanie przez kierowcę naruszenia. Pracodawca powinien też wykazać, że dołożył wszelkich starań aby takie naruszenie się nie wydarzyło (np. przeszkolił kierowcę).

Utrata wykresówek lub danych cyfrowych

Jak wspomniano już wcześniej bardzo ważną kwestią jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów związanych z czasem pracy kierowców. Fakt ten skrupulatnie sprawdzają kontrolerzy ITD. W przypadku utraty wykresówek lub danych cyfrowych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego na przewoźnika zostanie nałożona grzywna w wysokości 500 PLN za każdą wykresówkę. Suma kar pieniężnych nałożonych podczas jednej kontroli w przedsiębiorstwie może wynieść nawet 30 000 PLN (podstawowym aktem prawnym jest Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym).

Firma otrzymuje protokół z przeprowadzonej kontroli z wymienionymi wykrytymi naruszeniami i kwotą mandatu jaka zostanie na nią nałożona. Oczywiście od decyzji tej można się odwołać (w ciągu 14 dni), jednak będzie to wymagało udowodnienia, że przewoźnik nie miał wpływu na powstanie naruszenia (nastąpiło ono wskutek zdarzeń i okoliczności, których nie mógł przewidzieć np. w skutek kradzieży, pożaru, powodzi). W tym przypadku wymagane jest potwierdzenie zgłoszenia utraty dokumentów na policję lub dostarczenie protokołu zniszczenia ze straży pożarnej. Firma musi też udowodnić, że dołożyła należytej staranności w zabezpieczeniu ewidencji. Owa staranność przejawia się tym, że przewoźnik powinien uczynić wszystko co w jego mocy w celu skutecznego zabezpieczenia przechowywanych dokumentów w taki sposób, aby zminimalizować w jak największym stopniu ryzyko wystąpienia zdarzeń losowych, a co za tym idzie ograniczyć ryzyko utraty samych dokumentów. Jeśli odwołanie będzie skuteczne, kara zostanie zmniejszona.

Uwaga!!! Zarówno kontrolerzy, jak i sądy zawsze dodatkowo rozpatrują okoliczności towarzyszące utracie dokumentów. Wszelkie czynności dotyczące utraty ewidencji należy podjąć przed otrzymaniem zawiadomienia o kontroli. W przypadku, gdy przewoźnik zgłosi utratę dokumentacji potwierdzającej aktywność kierowców już po otrzymaniu przez firmę zawiadomienia o kontroli, na pewno wzbudzi to uzasadnione podejrzenia.

Podsumowując

Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego nakłada na przedsiębiorców wiele obowiązków. Jednym z nich jest konieczność przechowywania dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy kierowców w porządku chronologicznym oraz w czytelnej formie. Przewoźnik musi także odpowiednio zabezpieczyć ewidencję przez ewentualną utratą. Utrata wykresówek lub danych cyfrowych na skutek różnych okoliczności wymaga właściwego uzasadnienia i udowodnienia, a ciężar ten spoczywa wyłącznie na przedsiębiorcy. Każde takie zdarzenie jest badane indywidualnie przez funkcjonariuszy ITD a w dalszym postępowaniu przez sądy.