ABC kontroli ITD w siedzibie przedsiębiorcy

Jak uniknąć naruszenia przepisów i kar finansowych – kontrola ITD?

Jak uniknąć naruszenia przepisów i kar finansowych- kontrola ITD?

  1. Ludzie listy piszą
  2. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli
  3. Przebieg kontroli
  4. Książka kontroli
  5. Protokół kontroli
  6. Kary za uchybienia
  7. Podsumowanie

Oprócz kontroli na drodze, Inspekcja Transportu Drogowego może także skontrolować przedsiębiorcę w jego siedzibie lub w miejscu wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Kontrola ITD w siedzibie przedsiębiorcy nie należy do najprzyjemniejszych chwil w życiu przewoźnika, jednak odpowiednie przygotowanie się do tego wydarzenia pomoże zaoszczędzić wielu stresów, a także uniknąć kar finansowych.

Na czym polega proces kontroli, jakie dokumenty są niezbędne, co może grozić za uchybienia i jak im przeciwdziałać? O tym w niniejszym artykule.

  1. Ludzie listy piszą

Inspektorzy transportu drogowego mogą przeprowadzić kontrolę w firmie transportowej w kilku określonych sytuacjach. Najczęściej wynikają one ze stwierdzenia naruszeń podczas kontroli drogowej. Jednak bardzo często są przeprowadzane także na podstawie wniosków innych organów (np. Urzędu Skarbowego), na podstawie wykazu podmiotów o wysokim współczynniku ryzyka (ze względu na specyfikę przewożonych towarów), a nierzadko także na podstawie informacji i skarg innych obywateli. Donosy pisze zarówno konkurencja, jak i właśni pracownicy. Kierowcy zazwyczaj wskazują na naruszenia w zakresie czasu pracy, zaniżanie wypłat, niesprawny sprzęt oraz używanie magnesu.

ITD musi zapoznać się ze wszystkimi tego typu przypadkami i skrupulatnie sprawdzić każdy z nich.

  1. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli

O planowanej kontroli inspekcja musi poinformować minimalnie siedem dni przed jej rozpoczęciem (kontrole wszczyna się nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia). Na zawiadomieniu o kontroli ITD musi wskazać okres jaki zostanie objęty kontrolą oraz dokumenty, które będą sprawdzane podczas kontroli (zobacz inny wpis o Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli ITD w firmie). Są to m.in.: wykresówki i tarcze tachografów, odczyty z kart kierowców, harmonogramy przewozu osób, zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika, certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem, spełnienie przez przedsiębiorcę warunków dobrej reputacji, wykaz samochodów, OC, wykaz kierowców wykonujących przewozy, umowy o pracę, badania lekarskie kierowców oraz orzeczenia psychologiczne, zaświadczenia o ukończeniu kursów na przewóz rzeczy lub osób, zaświadczenia o niekaralności itd.

  1. Przebieg kontroli ITD

Kontrola może być przeprowadzana tylko w obecności przedsiębiorcy lub pisemnie upoważnionego pełnomocnika. Jeżeli przedsiębiorca nie wskaże osoby upoważnionej do reprezentowania go podczas jego nieobecności może zostać ukarany grzywną min. 1 tyś. PLN.

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa kontrola jednego organu kontrolnego może trwać od 12 do 48 dni. Podmiot kontrolowany jest zobowiązany udostępnić swoją siedzibę oraz wszystkie pomieszczenia, w których prowadzi działalność lub przechowuje mienie. Oprócz tego musi umożliwić kontrolującym sporządzenie dokumentacji (filmowej lub fotograficznej) oraz sporządzenie kopii dokumentów. Ponadto inspektor w związku z przedmiotem kontroli może zażądać okazania innych dokumentów, danych i nośników informacji oraz pisemnych lub ustnych wyjaśnień od przedsiębiorcy i jego pracowników ( Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli ITD w firmie). W każdej chwili może także legitymować pracowników, zabezpieczać dowody, przesłuchiwać świadków. Inspektor ma prawo również w uzasadnionych przypadkach użyć broń palną.

Uwaga!!! Przedsiębiorca, który nie podda się kontroli lub uniemożliwi przeprowadzenie jej w całości lub w części musi liczyć się z karą w wysokości 10 tyś. PLN.

  1. Książka kontroli

Zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania tzw. książki kontroli oraz upoważnień i protokołów poprzednich kontroli a także udostępniać je niezwłocznie na żądanie organu kontroli. Książka służy do dokumentowania zakresu przedmiotowego prowadzonej kontroli, liczby i czasu trwania kontroli (rozpoczęcie kontroli powinno zostać potwierdzone wpisem do książki). Organ kontroli wpisuje do niej także zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych. Książka może mieć  formę zbioru dokumentów, może być również prowadzona w formie elektronicznej (niestety prowadzenie książki w formie elektronicznej nie wyłącza prowadzenia jej w tradycyjnej formie papierowej.

Za brak książki kontroli w przedsiębiorstwie lub nieudostępnienie jej kontrolującym grozi wysoka grzywna – do 720 stawek dziennych (w 2017 r. stawka dzienna wynosi 66,67 PLN).

  1. Protokół kontroli

Inspekcja z przeprowadzonych czynności sporządza protokół kontroli; jego podpisanie przez przedsiębiorcę oznacza akceptację treści (przed podpisaniem przedsiębiorca może składać wyjaśnienia do protokołu oraz wnosić zastrzeżenia). Przewoźnik ma prawo w ciągu 14 dni odwołać się od wydanej decyzji, jednak tylko w przypadku uchybień popełnionych przez inspektorów.

  1. Kary za uchybienia

Przedsiębiorcy za ujawnione naruszenia grozi szeroki zakres kar; łącznie do 15 tyś. PLN w przypadku firm zatrudniających nie więcej niż 10 kierowców, do 30 tyś PLN w przypadku firm zatrudniających powyżej 250 kierowców (w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli) oraz do 40 tys. PLN dla podmiotu wykonującego inne czynności związane z przewozem drogowym. Wykaz naruszeń oraz wymiar kar znajdują się w załącznikach do ustawy o transporcie drogowym.

Oprócz kary administracyjnej za ujawnione naruszenia, organ kontroli może także wszcząć postępowanie o cofniecie licencji (jeśli firma nie spełnia wymagań uprawniających do wykonywania działalności w zakresie transportu drogowego), a nawet skierować sprawę do prokuratury (jeśli zaistniało prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa).

  1. Podsumowanie

Kontrole ITD w firmach transportowych są nieuniknione. Szacuje się, że każdy przedsiębiorca transportowy powinien być skontrolowany raz na 5 lat. Kontrola przez inspektora transportu drogowego w siedzibie przedsiębiorcy może zakończyć się pozytywnie, jeśli przewoźnik przestrzega kilku podstawowych rzeczy. Przede wszystkim pogłębianie wiedzy z zakresu zmieniających się przepisów, właściwie przygotowana dokumentacja, systematyczna analiza, nadzór nad czasem pracy oraz niezbędne regulaminy i zarządzenia mogą uchronić firmę przed nałożeniem kar lub znacznie zmniejszyć ich wymiar.

Dobrym rozwiązaniem jest także współpraca z profesjonalną firmą outsourcingową. Doświadczeni trenerzy przeszkolą pracowników, sprawdzą niezbędne dokumenty, wskażą błędy i pozwolą je naprawić, mogą reprezentować przedsiębiorcę podczas kontroli, pomogą także sporządzić wyjaśnienia i odwołania po przeprowadzonej kontroli.

Pozostałe artykuły na temat kontroli ITD:

 

Informacja za: www.poradnikprzedsiebiorcy.pl, www.rp.pl, www.kt-legaltrans.pl, www.gitd.gov.pl, www.ocrk.pl, www.tacho-kontrol.pl