Rozliczanie diet kierowców, którzy nie są pracownikami firmy i wykonują przewóz międzynarodowy
Zmiana ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, weszła w życie 26 stycznia 2022 roku i już zdążyła wywołać niemałe zamieszanie. Z opinii przedsiębiorców wynika, że największym wyzwaniem jest rozliczanie delegacji kierowców prowadzących własną działalność gospodarczą lub zatrudnionych na umowy cywilnoprawne. Problematyczne jest również ograniczenie podróży służbowej wyłącznie do przewozów krajowych.
- Brak podróży służbowej a zwrot kosztów dla kierowców międzynarodowych
- Kierowca na własnej działalności a transport międzynarodowy dla spedycji
- Koszty delegacji kierowcy prowadzącego własną działalność
Brak podróży służbowej a zwrot kosztów dla kierowców międzynarodowych
Podstawą zmian obowiązujących od 26 stycznia 2022 roku jest art. 21b, ust. 1 Ustawy o Czasie Pracy Kierowców, gdzie jak czytamy:
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Wraz z likwidacją podróży służbowej w transporcie międzynarodowym zniesiono możliwość wypłacania diet i ryczałtów kierowcom, wykonującym przewozy poza granicami Polski. Aby rozliczyć podróż międzynarodową, wprowadzono „wirtualną” dietę – wartość, jaką należy odjąć od podstawy oskładkowania i opodatkowania. Jeśli właściciel firmy transportowej zdecyduje się na wypłacenie zwrotu kosztów, jakie poniósł kierowca w trakcie przewożenia ładunku poza granicami Polski, powinien potraktować je jako składnik wynagrodzenia. Może okazać się, że przedsiębiorca musi wypłacić kierowcy zwrot kosztów delegacji, np. jeśli w umowie zawartej pomiędzy nimi widnieje zapis to gwarantujący.
Kierowca na własnej działalności a transport międzynarodowy dla spedycji
Samozatrudnienie stało się jeszcze bardziej popularne odkąd wprowadzono nowe przepisy dotyczące delegowania. Jednoosobowy przedsiębiorca, wykonujący dodatkowo zlecenia transportowe, nie jest uznawany za pracownika delegowanego – nie musi składać więc deklaracji delegowania w systemie IMI. Z uwagi na to, że takie działanie traktowane jest jako „obejście” przepisów, wprowadzono pewne wyjątki, w których kierowca zatrudniony we własnej firmie musi zostać zgłoszony do delegowania. Chodzi o sytuacje, w których samozatrudniony przedsiębiorca realizuje przewóz dla spedytora, albo dla innego przedsiębiorstwa, wykorzystując pojazd będący własnością zleceniodawcy. Wówczas spedytor, lub inny podmiot wykonujący przewóz, musi dopełnić formalności i złożyć deklarację delegowania.
Koszty delegacji kierowcy prowadzącego własną działalność
Według art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy określającej zasady opodatkowania PIT, a dokładniej wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (…) wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Diety kierowcy prowadzącego własną działalność gospodarczą (i analogicznie osób z nim współpracujących) nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do pewnej kwoty. Określa ją rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. (…) W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
Jeśli chodzi o koszty noclegowe, przedsiębiorca może zaliczyć je do uzyskanego przychodu, ale dopiero wtedy, kiedy otrzyma za niego fakturę. Chyba, że do usług hotelowych został doliczony VAT – wówczas odliczenie podatku nie jest możliwe na mocy art. 88, ust. 1, pkt. 4 ustawy o VAT).
Stawki wynagrodzeń dla kierowców wykonujących transport międzynarodowy wzrosną, a przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, w jakich przypadkach mogą skorzystać z przysługujących im, w teorii, ulg podatkowo-składkowych. Oficjalnie rozliczanie diet zagranicznych, na obowiązujących do niedawna zasadach, jest niezgodne z prawem. Istnieją jednak przypadki, w których nie ma innego rozwiązania. O tym, jak obliczać dietę kierowcy wykonującego transport międzynarodowy, istnieje wpis na blogu Poradnik Przewoźnika: https://poradnikprzewoznika.pl/2022/jak-obliczyc-wysokosc-diety-po-zmianach-w-wynagrodzeniu-kierowcy/.
Źródła:
https://infowire.pl/generic/release/737275/pakiet-mobilnosci-nowe-zasady-delegowania-kierowcow-do-panstw-unii-europejskiej-ue-i-naliczania-ich-wynagrodzen
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311/art-23
https://www.dwz.agh.edu.pl/fileadmin/default/templates/css/j/dwz/system/Pliki/Rozporzadzenie_Ministra_Pracy_i_Polityki_Spolecznej_z_dnia_29_stycznia_2013.pdf
Konrad Urban, Diety dla kierowców niebędących pracownikami – problemy i niewiadome, [w:] TSL biznes, kwiecień 4/2022 (134), s. 40-41.
Michał Dynerowicz, Czy samozatrudniony musi się zgłosić do delegowania?, [w:] Zarządzający transportem, kwiecień 2022, nr. 126, 10.
Jak obliczyć wysokość diety po zmianach w wynagrodzeniu kierowcy?
