Rozliczanie diet kierowców, którzy nie są pracownikami firmy i wykonują przewóz międzynarodowy

Oceń nas

obliczanie-zagranicznych-diet-kierowcow-niebedacych-pracownikami

Zmiana ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, weszła w życie 26 stycznia 2022 roku i już zdążyła wywołać niemałe zamieszanie. Z opinii przedsiębiorców wynika, że największym wyzwaniem jest rozliczanie delegacji kierowców prowadzących własną działalność gospodarczą lub zatrudnionych na umowy cywilnoprawne. Problematyczne jest również ograniczenie podróży służbowej wyłącznie do przewozów krajowych.

  1. Brak podróży służbowej a zwrot kosztów dla kierowców międzynarodowych
  2. Kierowca na własnej działalności a transport międzynarodowy dla spedycji
  3. Koszty delegacji kierowcy prowadzącego własną działalność

Brak podróży służbowej a zwrot kosztów dla kierowców międzynarodowych

Podstawą zmian obowiązujących od 26 stycznia 2022 roku jest art. 21b, ust. 1 Ustawy o Czasie Pracy Kierowców, gdzie jak czytamy:

Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Wraz z likwidacją podróży służbowej w transporcie międzynarodowym zniesiono możliwość wypłacania diet i ryczałtów kierowcom, wykonującym przewozy poza granicami Polski. Aby rozliczyć podróż międzynarodową, wprowadzono „wirtualną” dietę – wartość, jaką należy odjąć od podstawy oskładkowania i opodatkowania. Jeśli właściciel firmy transportowej zdecyduje się na wypłacenie zwrotu kosztów, jakie poniósł kierowca w trakcie przewożenia ładunku poza granicami Polski, powinien potraktować je jako składnik wynagrodzenia. Może okazać się, że przedsiębiorca musi wypłacić kierowcy zwrot kosztów delegacji, np. jeśli w umowie zawartej pomiędzy nimi widnieje zapis to gwarantujący.

Kierowca na własnej działalności a transport międzynarodowy dla spedycji

Samozatrudnienie stało się jeszcze bardziej popularne odkąd wprowadzono nowe przepisy dotyczące delegowania. Jednoosobowy przedsiębiorca, wykonujący dodatkowo zlecenia transportowe, nie jest uznawany za pracownika delegowanego – nie musi składać więc deklaracji delegowania w systemie IMI. Z uwagi na to, że takie działanie traktowane jest jako „obejście” przepisów, wprowadzono pewne wyjątki, w których kierowca zatrudniony we własnej firmie musi zostać zgłoszony do delegowania. Chodzi o sytuacje, w których samozatrudniony przedsiębiorca realizuje przewóz dla spedytora, albo dla innego przedsiębiorstwa, wykorzystując pojazd będący własnością zleceniodawcy. Wówczas spedytor, lub inny podmiot wykonujący przewóz, musi dopełnić formalności i złożyć deklarację delegowania.

Koszty delegacji kierowcy prowadzącego własną działalność

Według art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy określającej zasady opodatkowania PIT, a dokładniej wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (…) wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Diety kierowcy prowadzącego własną działalność gospodarczą (i analogicznie osób z nim współpracujących) nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do pewnej kwoty. Określa ją rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. (…) W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Jeśli chodzi o koszty noclegowe, przedsiębiorca może zaliczyć je do uzyskanego przychodu, ale dopiero wtedy, kiedy otrzyma za niego fakturę. Chyba, że do usług hotelowych został doliczony VAT – wówczas odliczenie podatku nie jest możliwe na mocy art. 88, ust. 1, pkt. 4 ustawy o VAT).

 


 

Stawki wynagrodzeń dla kierowców wykonujących transport międzynarodowy wzrosną, a przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, w jakich przypadkach mogą skorzystać z przysługujących im, w teorii, ulg podatkowo-składkowych. Oficjalnie rozliczanie diet zagranicznych, na obowiązujących do niedawna zasadach, jest niezgodne z prawem. Istnieją jednak przypadki, w których nie ma innego rozwiązania. O tym, jak obliczać dietę kierowcy wykonującego transport międzynarodowy, istnieje wpis na blogu Poradnik Przewoźnika: https://poradnikprzewoznika.pl/2022/jak-obliczyc-wysokosc-diety-po-zmianach-w-wynagrodzeniu-kierowcy/.

 

Źródła:

https://infowire.pl/generic/release/737275/pakiet-mobilnosci-nowe-zasady-delegowania-kierowcow-do-panstw-unii-europejskiej-ue-i-naliczania-ich-wynagrodzen

https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311/art-23

https://www.dwz.agh.edu.pl/fileadmin/default/templates/css/j/dwz/system/Pliki/Rozporzadzenie_Ministra_Pracy_i_Polityki_Spolecznej_z_dnia_29_stycznia_2013.pdf

Konrad Urban, Diety dla kierowców niebędących pracownikami – problemy i niewiadome, [w:] TSL biznes, kwiecień 4/2022 (134), s. 40-41.

Michał Dynerowicz, Czy samozatrudniony musi się zgłosić do delegowania?, [w:] Zarządzający transportem, kwiecień 2022, nr. 126, 10.

Jak obliczyć wysokość diety po zmianach w wynagrodzeniu kierowcy?