Zasady kontroli PIP w firmach transportowych

Firma transportowa, a kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do wnikliwej kontroli firm przewozowych w zakresie przestrzegania czasu pracy kierowców, prawidłowej ewidencji  oraz innych zagadnień związanych z prawem pracy. Kara nałożona na firmę transportową podczas kontroli przeprowadzonej przez inspektorów PIP w siedzibie przedsiębiorcy może wynieść nawet 30 tysięcy złotych. I jak się okazuje takie kary spotykają firmy transportowe dosyć często.

W tym roku oprócz standardowej inspekcji w ramach Krajowej Strategii Kontroli, PIP będzie dodatkowo sprawdzała i uwzględniała zmiany, które weszły niedawno do Kodeksu pracy oraz wdrażała nowe zasady prowadzenia kontroli wynikające z założeń programowych przyjętych na lata 2016–2018. Przewoźnicy powinni poznać te zasady aby uniknąć kar oraz wiedzieć jak skutecznie się od nich odwołać.

Zadania Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie.

Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy m.in.:

• nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych;
• kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz kontrola przestrzegania obowiązku informowania powiatowych urzędów pracy przez bezrobotnych o podjęciu zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności, opłacania składek na Fundusz Pracy, dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru, prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
• kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców;
• kontrola wyrobów wprowadzonych do obrotu lub oddanych do użytku pod względem spełniania przez nie zasadniczych lub innych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy;
• podejmowanie działań polegających na zapobieganiu i ograniczaniu zagrożeń w środowisku pracy;
• kontrola ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• opiniowanie projektów aktów prawnych z zakresu prawa pracy;
• ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika oraz udział w postępowaniu w tych sprawach w charakterze oskarżyciela publicznego;

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może łącznie trwać przez 4 lub 8 tygodni w roku kalendarzowym (w zależności od wielkości firmy). Inspektor pracy ma prawo wstępu na teren zakładu pracy o każdej porze dnia i nocy bez zapowiedzi. Inspektor pracy może przeprowadzać kontrolę w siedzibie firmy, ale również w innych miejscach, gdzie jest świadczona praca (w oddziałach firmy oraz w miejscach przechowywania dokumentów finansowo-księgowych).

Kontrola czasu pracy kierowców

PIP kontroluje firmy transportowe w zakresie czasu pracy od 2009 r. Kontrola ta obejmuje czas prowadzenia pojazdów, wymagane przerwy w jeździe oraz odpoczynek dobowy i tygodniowy wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców. Uprawnia ich do tego ustawa o transporcie drogowym – zgodnie z art. 89 ust. inspektorzy pracy władni są do kontroli zapisów urządzenia rejestrującego samoczynnie prędkość jazdy oraz czas jazdy i postoju. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy dokonują kontroli w zakresie przewozu drogowego na warunkach i w trybie określonym w przepisach o Państwowej Inspekcji Pracy (przepisy ustawy o PIP).

Inspektorzy podczas kontroli w firmie transportowej w pierwszej kolejności ustalają stan zatrudnienia kierowców oraz przeprowadzają kontrolę w zakresie wyposażenia pojazdów w urządzenia rejestrujące aktywność kierowców. Inspektorzy kontrolują też dokumentację pracowniczą, prawidłowość wypłacania wynagrodzeń (szczególnym obszarem kontroli jest wypłacanie diet i ryczałtów noclegowych), legalność zatrudnienia, odbycie badań lekarskich i szkoleń BHP a także pozostałą dokumentacje wchodzącą w skład akt osobowych.

Zmiany w Kodeksie pracy – na co zwrócić uwagę?

Warto pamiętać, że w  związku z  uchwaleniem ustawy z  dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (wchodzącej w życie 22 lutego 2016 r.), która wprowadza istotne zmiany w zakresie zawierania umów o pracę, PIP prowadzić będzie także kontrole przestrzegania przepisów prawa pracy przy nawiązywaniu i rozwiązywaniu umów, w szczególności na czas określony.

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca prowadzący firmę transportową ma możliwość zatrudnienia pracowników na czas określony na podstawie trzech umów terminowych, na łączny okres 33 miesięcy. Inspektorzy będą sprawdzali czy limity te są spełnione, czy w razie przekroczenia limitów dozwolonych w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn istniejących po stronie pracodawcy zostały poczynione odpowiednie wpisy w umowie o pracę (taką adnotację należy również wpisać w każdym innym przypadku, w którym będzie zawierana umowa na czas określony) oraz czy został spełniony obowiązek informacyjny względem PIP (pracodawca powinien w ciągu pięciu dni od dnia zawarcia umowy terminowej w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy poinformować pisemnie lub elektronicznie właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy, wskazując na przyczyny obiektywne, które uzasadniają niestosowanie limitów w zakresie umów na czas określony).

Ponadto PIP będzie badał czy pracownik zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem otrzymał wynagrodzenie (pracownik taki zachowuje w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy prawo do wynagrodzenia). Inspektorzy skontrolują również czy przestrzegano jednolitych okresów wypowiedzenia uzależnionych od stażu pracy.

Najczęściej ujawniane nieprawidłowości

Jak pokazują wyniki corocznych kontroli firmy transportowe i sami kierowcy popełniają niestety mnóstwo wykroczeń. Niektóre z nich powstają świadomie, inne wynikają z niewiedzy i nieznajomości przepisów. Najwięcej naruszeń dotyczy przekroczenia dziennej i tygodniowej normy czasu jazdy bez przerwy oraz braku lub skróceniu wymaganego dziennego odpoczynku (kierowcy wykonują pracę znacznie dłużej, niż to wynika z wykresówek).

Pracodawcy często też popełniają pomyłki w związku z nierzetelnym prowadzeniem ewidencji czasu pracy kierowców. Jak się bowiem okazuje samodzielne prowadzenie tego typu dokumentacji jest przyczyną wielu poważnych błędów. Ale służby kontrolne zwracają również dużą uwagę na brak w ciągłości zapisów aktywności kierowców, błędy w rozliczeniach kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego (podróży służbowych) itp.

Jak uniknąć kar PIP?

Aby uniknąć kar od PIP przedsiębiorca transportowy musi przede wszystkim przykładać ogromną wagę do najdrobniejszych szczegółów w kwestii rozliczeń czasu pracy i wypłat kierowców. Jeśli już dojdzie do kontroli PIP w firmie pracodawca nie może odmówić przeprowadzenia czynności kontrolnych, a wręcz ma obowiązek je ułatwić. Jeśli przedsiębiorca przeszkadza lub uniemożliwia kontrolę (np. odmawia udzielenia informacji) grozi mu grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł. Całkowite uniemożliwianie wykonywania kontroli lub zakłócanie przebiegu kontroli w stopniu uniemożliwiającym w ogóle lub w części osiągnięcie jej celu może być uznane także za przestępstwo i wówczas przedsiębiorcy grozić może kara pozbawienia wolności do lat 3.

Warto jednak pamiętać, że w toku kontroli podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo do czynnego uczestniczenia w kontroli. Oznacza to, że pracodawca powinien nie tylko udzielać wyjaśnień i przedstawiać dokumenty, ale także przedłożyć wszelkie inne dowody świadczące na jego korzyść oraz wyjaśnić wszelkie kwestie sporne zanim inspektor sporządzi protokół kontroli. Pracodawca powinien przeanalizować szczegółowo wspomniany protokół oraz w ciągu siedmiu dni wnieść pisemne zastrzeżenia co do jego treści jeśli nie będzie zgadzał się z zawartymi tam zapisami. Pracodawca może także odwołać się do okręgowego inspektora pracy jeśli otrzyma karę pieniężną, z która się nie zgadza (odwołanie należy jednak właściwie umotywować). W ostateczności decyzję wydaną przez okręgowego inspektora pracy można zaskarżyć do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Podsumowując

Celem i misją Państwowej Inspekcji Pracy jest uzyskanie poprzez skuteczną działalność kontrolną i prewencyjną poprawy przestrzegania prawa wobec osób świadczących pracę. PIP realizuje także krajową strategię kontroli przepisów w zakresie czasu pracy i czasu postoju, obowiązkowych przerw i czasu odpoczynku kierowców wspólnie m.in. z Inspekcją Transportu Drogowego i policją. Pracodawca ma ustawowy obowiązek współdziałania z inspekcją pracy w trakcie prowadzonej przez nią kontroli. Surowych kar finansowych można uniknąć dzięki znajomości przepisów prawa oraz podstawowych zasad kontroli.

Warto też pamiętać, że w 2016 r. weszły w życie zmiany do Kodeksu pracy, a  co za tym idzie PIP będzie te zmiany uwzględniać podczas kontroli w przedsiębiorstwach.

Informacja za www.experto24.pl, www.pip.gov.pl, www.rp.pl, www.czaspracykierowcow.com.pl, www.superbiz.se.pl

Photo credit: <a href=”http://www.flickr.com/photos/91793590@N00/”>Channy Yun</a>