Elektroniczne dokumenty kontrolne w Hiszpanii
Hiszpania przygotowuje się do jednej z większych zmian w zakresie dokumentacji transportowej ostatnich lat. Jesienią 2026 r. przewoźnicy wykonujący krajowy transport drogowy na terytorium Hiszpanii, w tym kabotaż, będą zobowiązani do korzystania z elektronicznych dokumentów kontrolnych (DeCA – Documento Electrónico de Control Administrativo). Zmiana ma przyspieszyć kontrole drogowe i ograniczyć wykorzystanie dokumentów papierowych. Warto przygotować się do niej wcześniej, zwłaszcza jeśli Twoja firma regularnie realizuje przewozy na Półwyspie Iberyjskim.
Czym są elektroniczne dokumenty kontrolne (DeCA)?
Elektroniczny dokument kontrolny (DeCA) stanowi cyfrową wersję tego administracyjnego, wymaganego podczas wykonywania określonych przewozów drogowych w Hiszpanii. Nowe przepisy określają zarówno sposób tworzenia dokumentów, jak i wymagania techniczne dotyczące ich przechowywania oraz udostępniania podczas kontroli drogowej.
Innymi słowy, zamiast papierowego dokumentu przewoźnik będzie posługiwał się wersją elektroniczną, którą funkcjonariusz będzie mógł zweryfikować poprzez kod QR lub specjalny numer identyfikacyjny.
Od kiedy DeCA w Hiszpanii?
Zgodnie z informacjami opublikowanymi przez ZMPD oraz hiszpańskie Ministerstwo Transportu, obowiązek stosowania elektronicznych dokumentów kontrolnych zacznie obowiązywać jesienią 2026 roku. Hiszpańskie przepisy wykonawcze zostały opublikowane w czerwcu 2026 r., aby przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie swoich systemów informatycznych.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
- przewoźników wykonujących krajowy transport drogowy na terenie Hiszpanii,
- przedsiębiorstwa realizujące przewozy kabotażowe w Hiszpanii,
- podmioty uczestniczące w krajowym przewozie towarów na terytorium Hiszpanii.
Przepisy nie obejmują międzynarodowych przewozów wykonywanych na podstawie dokumentów wymaganych przez konwencje międzynarodowe, takich jak list przewozowy CMR. Oznacza to, że sam przejazd międzynarodowy przez Hiszpanię nie będzie wymagał stosowania DeCA. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku kabotażu, który został wprost wskazany jako objęty nowym obowiązkiem.
Jak będzie wyglądać kontrola drogowa?
Nowy system ma uprościć pracę zarówno przewoźników, jak i służb kontrolnych. Dokument elektroniczny będzie musiał być dostępny w formacie cyfrowym, a kierowca powinien mieć możliwość okazania go podczas kontroli.
Hiszpańskie przepisy przewidują dwa sposoby udostępniania dokumentu:
- poprzez kod QR prowadzący do dokumentu,
- poprzez numer identyfikacyjny umożliwiający pobranie dokumentu z systemu administracji.
Jeżeli podczas kontroli funkcjonariusz nie będzie mógł uzyskać dostępu do dokumentu w pojeździe, przewidziano możliwość przesłania go elektronicznie za pośrednictwem specjalnej aplikacji ministerstwa po podaniu numeru kontroli.
Jakie wymagania techniczne musi spełniać dokument?
Hiszpańskie rozporządzenie bardzo szczegółowo opisuje wymagania techniczne. Co ważne, skan papierowego dokumentu nie będzie uznawany za prawidłowy dokument elektroniczny.
Elektroniczny dokument kontrolny powinien:
- być zapisany w formacie PDF,
- mieć maksymalnie 5 MB,
- być wygenerowany bezpośrednio z systemu informatycznego, a nie poprzez zeskanowanie dokumentu papierowego,
- zawierać unikalny kod QR prowadzący do dokumentu,
- być przechowywany przez co najmniej rok przez odpowiednie podmioty uczestniczące w przewozie.
Co oznaczają zmiany dla polskich przewoźników?
Firmy transportowe z Polski wykonujące przewozy kabotażowe w Hiszpanii powinny już teraz sprawdzić, czy wykorzystywane systemy TMS lub rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów będą zgodne z nowymi wymaganiami.
Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:
- możliwość generowania dokumentów DeCA,
- obsługę kodów QR,
- bezpieczne przechowywanie dokumentów przez wymagany okres,
- zapewnienie kierowcy dostępu do dokumentów podczas kontroli,
- ewentualną integrację systemów z wymaganiami hiszpańskiej administracji.
Przewoźnicy korzystający z własnych platform do przechowywania dokumentów powinni również sprawdzić wymagania dotyczące zgłoszenia domen wykorzystywanych do udostępniania dokumentów elektronicznych.
Czy elektroniczne dokumenty zastąpią e-CMR?
Nie całkowicie. Warto rozróżnić oba rozwiązania.
➡️e-CMR jest elektroniczną wersją międzynarodowego listu przewozowego wynikającego z Protokołu dodatkowego do Konwencji CMR.
➡️DeCA natomiast jest krajowym dokumentem administracyjnym wymaganym przez przepisy hiszpańskie przy określonych przewozach krajowych. Hiszpania dopuszcza jednak możliwość wykorzystania danych z innych elektronicznych dokumentów transportowych, jeżeli spełniają one wymagania określone w przepisach. Uwzględniono również zgodność z unijnym rozporządzeniem eFTI (UE 2020/1056), którego celem jest cyfryzacja informacji o transporcie towarów w całej Unii Europejskiej.
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków?
Choć do wejścia przepisów pozostało jeszcze trochę czasu, przedsiębiorcy wykonujący przewozy w Hiszpanii nie powinni odkładać przygotowań na ostatnią chwilę.
Dobrym rozwiązaniem będzie przeprowadzenie audytu wykorzystywanego systemu TMS, sprawdzenie możliwości generowania dokumentów elektronicznych, przygotowanie procedur dla kierowców dotyczących kontroli drogowych oraz przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za dokumentację transportową, Ważne jest także stałe monitorowanie kolejnych komunikatów hiszpańskiego Ministerstwa Transportu.
Elektronizacja dokumentów wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji transportu drogowego w Unii Europejskiej. Przewoźnicy, którzy odpowiednio wcześnie dostosują swoje systemy, powinni łatwiej przejść przez okres wdrażania nowych obowiązków.
Źródła
- ZMPD – „Hiszpania: Elektroniczne dokumenty kontrolne”.
- Boletín Oficial del Estado (BOE) – Resolución de 5 de junio de 2026 dotycząca elektronicznych dokumentów kontrolnych (DeCA).
- Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible – Sede Electrónica: informacje o dokumentach DeCA oraz procedurach kontroli.
