Kary, procedury- kontrola dokumentacji transportowej

Każdy przedsiębiorca, który zajmuje się wykonywaniem przewozów drogowych, także na potrzeby własne, musi posiadać stosowne dokumenty. Organy je wydające są uprawnione do kontroli przewoźnika w jego firmie co najmniej raz na pięć lat w zakresie spełnienia wymogów, będących podstawą wydania odpowiednich zezwoleń, licencji i zaświadczeń. Ale do kompetencji kontrolerów należy także wiele innych rzeczy związanych z przestrzeganiem przez przedsiębiorstwo obowiązków w transporcie. Jak zatem prawidłowo przygotować się do takiej kontroli?

Uprawnienia kontrolne i zadania inspekcji

Uprawnienia kontrolne zostały przyznane Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) zgodnie z art. 48 Ustawy o Transporcie Drogowym. Do zadań inspekcji należy:

• kontrola przestrzegania obowiązków lub warunków przewozu drogowego, kontrola przestrzegania przepisów ruchu drogowego, kontrola przestrzegania szczegółowych zasad i warunków transportu zwierząt, kontrola wprowadzonych do obrotu ciśnieniowych urządzeń transportowych pod względem zgodności z wymaganiami technicznymi, dokumentacją techniczną i prawidłowością ich oznakowania, kontrola rodzaju używanego paliwa, kontrola dokumentów związanych z wykonywaniem publicznego transportu zbiorowego, kontrola prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej, kontrola przestrzegania czasu pracy przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe na jego rzecz.

• prowadzenie postępowania administracyjnego, w tym wydawanie decyzji administracyjnych na zasadach określonych w ustawie, a także podejmowanie innych czynności w niej przewidzianych, w sprawach licencji wspólnotowej, zezwoleń w międzynarodowym transporcie drogowym i zezwoleń na przewóz kabotażowy, formularzy jazdy, zaświadczeń na międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy, świadectw kierowcy, certyfikatów oraz zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

• podejmowanie czynności dotyczących zezwoleń zagranicznych i zezwoleń ministra właściwego do spraw transportu.

Główny Inspektor Transportu Drogowego kieruje Inspekcją przy pomocy podległego mu Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego oraz delegatur terenowych.

Kontrola najważniejszych dokumentów

Kontrola przedsiębiorcy musi zostać wcześniej poprzedzona zawiadomieniem. Określa się w nim przedział czasowy objęty kontrolą, termin kontroli oraz wykaz dokumentów, które trzeba przygotować (znaczący wpływ na przebieg i wynik kontroli ma właśnie zebranie określonych w zawiadomieniu dokumentów). ITD ma prawo do kontroli dokumentów na 12 miesięcy wstecz.

Wśród dokumentów najczęściej wymagane są: licencje, wykaz pojazdów oraz przyczep i naczep zgłoszonych do licencji, dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania nimi, dowody rejestracyjne pojazdów, obowiązkowe ubezpieczenie OC, wykaz zatrudnionych pracowników, wykaz zatrudnionych i wykonujących przewozy kierowców, kserokopie badań lekarskich i orzeczeń psychologicznych kierowców, ich praw jazdy i kursów na przewóz rzeczy i/lub osób, wykresówki (z podstawowymi wpisami ręcznymi i zasadniczymi danymi), zapisy z tachografów (cyfrowych i kart kierowców), rozkład czasu pracy kierowców (harmonogram) w przypadku przewozów regularnych osób na liniach do 50km, wypis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, NIP, Regon, faktury związane z przewozem (z okresu objętego kontrolą) i inne.

Kary pieniężne

Osoba zarządzająca przedsiębiorstwem lub osoba zarządzająca transportem w przedsiębiorstwie, a także każda inna osoba wykonująca czynności związane z przewozem drogowym, która naruszyła obowiązki lub warunki przewozu drogowego albo dopuściła, chociażby nieumyślnie, do powstania takich naruszeń, podlega karze grzywny w wysokości do 2 tys. zł.

Podmiot wykonujący przewóz drogowy lub inne czynności związane z tym przewozem z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu drogowego, podlega karze pieniężnej w wysokości od 50 zł. do 10 tys. zł. za każde naruszenie.

Kara za naruszenie obowiązków lub warunków przewozu drogowego może wahać się od 15 tys. zł. dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie średnio do 10 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli, 30 tys. zł. dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie większej niż 250, aż do 40 tys. zł. dla podmiotu wykonującego inne czynności związane z przewozem drogowym.

Karę pieniężną nakłada w drodze decyzji administracyjnej, właściwy ze względu na miejsce wykonywanej kontroli organ, którego pracownicy lub funkcjonariusze stwierdzili naruszenie obowiązków lub warunków przewozu drogowego.

Najczęściej nałożenie kary pieniężnej wiąże się z nieprawidłowościami na wykresówkach i plikach cyfrowych, związanych z przekroczeniem norm prowadzenia pojazdów, przerw i odpoczynku kierowców oraz niewłaściwym użytkowaniem tachografu.

Przesunięcie terminu kontroli

Przedsiębiorca może przesunąć termin kontroli jeśli nie miał możliwości zgromadzenia i przygotowania dokumentacji lub jest na wyjeździe służbowym. W przypadku nieobecności może on także wyznaczyć pisemnie osobę upoważnioną do reprezentowania go podczas czynności kontrolnych a także ma prawo uzupełnić braki w dokumentacji w ciągu kilku dni od rozpoczęcia kontroli. Przewoźnik może również wyrazić zgodę na przeprowadzenie czynności w siedzibie ITD.

Podsumowanie

Kontroli ITD w firmie nie sposób uniknąć, jednak można się do niej odpowiednio wcześnie przygotować. Wskazane są szkolenia kierowców i kadry zarządzającej z zakresu zmieniającego się wciąż prawa transportowego, prawa pracy, ustawy o czasie pracy kierowców oraz przepisów unijnych, a także regularna kontrola firmowej dokumentacji i przestrzegania norm czasu pracy. Wiedza ta na pewno pozwoli uniknąć zdenerwowania podczas kontroli, a także w istotny sposób może ograniczyć wymiar kar finansowych.