Windykacja polubowna w Niemczech.

Jak odzyskać pieniądze od niemieckiego kontrahenta?

Zagraniczne zlecenie to rarytas. Na pewno będzie dobrze płatne i to bez żadnej zwłoki. Szybki i łatwy zarobek. Szczególnie dobry kontrahent to ten z Niemiec. Uczciwy, porządny, słowny, doceni dobrze wykonaną pracę…

To mit. Taki sam jak ten że piękni ludzie są mądrzy i dobrzy. Niemieccy kontrahenci nie są bardziej uczciwi niż polscy, do nich także należy mieć ograniczone zaufanie – jak do każdego w biznesie.

Jak zatem ustrzec się przed naciągaczem? I jak sobie radzić, gdy już trafisz na nierzetelnego klienta z Niemiec?

  1. Sprawdź najpierw swojego kontrahenta
  2. Realizacja zlecenia
  3. Dokumentuj wszystko
  4. I wycofał przelew…
  5. Termin przedawnienia
  6. Wezwanie do zapłaty
  7. Windykacja polubowna
  8. Podsumowanie

 

Windykacja polubowna w Niemczech

  1. Sprawdź najpierw swojego kontrahenta.

Zanim podpiszesz umowę, nawet jeśli jesteś bardzo zajęty, postaraj się uzyskać jak najwięcej informacji o swoim potencjalnym partnerze biznesowym. Nie jest to przejaw braku zaufania, ale zwyczajna praktyka biznesowa. Przedsiębiorstwo powinno udzielić Ci informacji o swojej działalności, także tych z kategorii kluczowych, które umożliwiają w razie konieczności dochodzenie należności na drodze sądowej. Jeśli firma zataja takie informacje może to oznaczać, że ma coś do ukrycia, a zatem nie jest godna zaufania.

Gdzie sprawdzać?

Najprostszym sposobem jest samodzielne poszperanie w Internecie. Jeśli interesująca Cię firma posiada stronę internetową, to z mocy prawa powinna posiadać zakładkę „Impressum”, gdzie powinny znajdować się dane firmowe jak personalia prezesa zarządu, numer wpisu do niemieckiego Rejestru Handlowego (Handelsregister) a także numer identyfikacji podatkowej. Informacje te mogą posłużyć do wstępnej weryfikacji.

Kolejną rzeczą, która może pomóc w weryfikacji kontrahenta jest … papier firmowy. Zgodnie z § 37a niemieckiego Kodeksu handlowego – Handelsgesetzbuch, każdy kto prowadzi działalność gospodarczą powinien umieścić na papierze firmowym następujące dane:

  • formę prawną jaką przyjęła firma (jeśli jest to działalność jednoosobowa, to imię i nazwisko właściciela)
  • jeśli firma ma osobowość prawną – siedzibę firmy, czyli adres korespondencyjny, właściwy sąd rejestrowy a także numer pod jakim figuruje w nim firma oraz pełną nazwę (nie dotyczy małych firm)
  • personalia prezesa lub prezesów zarządu

Przy nazwie firmy będą widniały skróty. Oto ich znaczenie:

  • K. – kupiec zarejestrowany
  • OHG – sp. jawna
  • KG – sp. komandytowa
  • GmbH – sp. z o.o.
  • AG – S.A.
  • GmbH & Co. KG – sp. z o.o. sp. k.
  • „i. L.” – „w likwidacji”

Numer w rejestrze i inne informacje dotyczące firmy są podstawą do uzyskania wypisu z Rejestru Handlowego. Bezpłatnie można sprawdzić, czy dany nr przypisany jest do interesującego Cię przedsiębiorstwa. Odpłatnie (kilkadziesiąt do kilkuset EUR) można uzyskać informację po złożeniu wniosku o pełen wypis, ale do tego potrzebny będzie przedstawiciel (adwokat), który posiada dostęp do rejestru. Wypis będzie zawierał informacje o aktualnym stanie majątkowym firmy i teraźniejszych wpisach.

Kolejną możliwością sprawdzenia firmy jest jej nr VAT. Aby stwierdzić, czy dany nr identyfikacji faktycznie istnieje w Niemczech można wejść na stronę Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?selectedLanguage=EN i wpisując kraj (Niemcy) i 9 cyfrowy nr możemy dokonać weryfikacji, ale jedynie pod względem tego, czy dany nr jest aktywny.

To czy jest przypisany do konkretnej firmy można sprawdzić poprzez zapytanie do Ministerstwa Finansów (wniosek na stronie http://www.vat.pl/att//deklaracje/vat_id.pdf ). Niestety nie uzyskamy w ten sposób informacji na temat stanu majątkowego danej firmy.

Na niemieckiej stronie https://www.insolvenzbekanntmachungen.de/ można natomiast bezpłatnie uzyskać informacje dotyczące toczących się lub już zakończonych postępowań upadłościowych dotyczących danej firmy. Portal jest w języku niemieckim.

Kolejnym krokiem jest także weryfikacja osób reprezentujących firmę. Chodzi o sprawdzenie, czy mają pełnomocnictwo i faktycznie mogą podejmować zobowiązania w imieniu firmy.

  1. Realizacja zlecenia

Pierwsze na co powinieneś zwrócić uwagę to zapisy umowne. Jeśli nie masz pewności co do zapisów, skrótów, czegoś nie rozumiesz – wyjaśniaj. Np. co oznacza skrót „100 gg.d.f.” na włoskim zleceniu? To skrót od „giorni data fattura”, czyli należność za wykonanie usługi otrzymasz po 100 dniach od daty wystawienia faktury.

Dopilnuj także daty zawarcia umowy, gdyż według konwencji CMR od niej zaczyna się bieg przedawnienia roszczeń, jakie ewentualnie możesz mieć wobec kontrahenta.

Ważne jest aby wszelkie zapisy na liście przewozowym były czytelne, szczególnie istotna jest np. data dostawy, jeśli bowiem nie obowiązują przepisy konwencji CMR, to według § 439 niemieckiego kodeksu handlowego – Handelsgesetzbuch – art.778 Kodeksu cywilnego, od tej daty zaczyna się okres przedawnienia roszczeń.

  1. Dokumentuj wszystko

W kontaktach biznesowych z Niemcami zawsze nalegaj na zawieranie umów w formie pisemnej, z dochowaniem wszelkich formalności, podpisów itp. W znaczący sposób ułatwia to potem ewentualne odzyskiwanie należności. Jeśli zaś chodzi o płatności najlepiej, żeby były to przelewy, które zawsze pozostawiają ślad.

Dobrze jest także prowadzić wszelką dokumentację fotograficzną przebiegu zlecenia, załadunku i rozładunku, mocowania ładunku, czy ewentualnych zdarzeń, gdy ładunek ulegnie zniszczeniu lub uszczerbkowi. Nie jest to trudne zważywszy na fakt, że praktycznie w każdym telefonie znajduje się aparat fotograficzny.

  1. I wycofał przelew…

Wspomniałam wcześniej, że dobrze jest nalegać, aby niemiecki kontrahent wszelkich płatności dokonywał przelewem. Ale tu należy wspomnieć o jednej istotnej kwestii. W Niemczech za drobną opłatą można przelew cofnąć. Są znane przypadki, gdy po informacji o wysłaniu pieniędzy tą drogą kontrahent nalegając na szybkie uruchomienie np. wysyłki towaru cofnął przelew. Warto zatem mieć się na baczności i np. nieco wstrzymać się z działaniem, aż pieniądze faktycznie znajdą się na koncie.

Warto pokusić się o zabezpieczenie transakcji poprzez gwarancje bankowe, poręczenia, ustanowienie zastrzeżonego prawa na towarze, notarialne uznanie długu, cesję wierzytelności lub aktywów.

  1. Termin przedawnienia

Jeśli chodzi o bieg przedawnienia, to według konwencji CMR roszczenie o zapłatę frachtu przedawnia się po 15 miesiącach od daty zawarcia umowy (art. 32 ust. 1 lit.c).

W przypadku, gdy konwencja CMR nie ma zastosowania obowiązuje roczny termin przedawnienia, który rozpoczyna swój bieg od dnia następującego po dniu dostawy, a jeśli ta dostawa nie miała miejsca to od dnia po dniu, kiedy miała ona nastąpić. Stąd tak istotne jest dopilnowanie zapisu dotyczącego daty dostawy.

Biorąc pod uwagę krótkie terminy przedawnienia nie warto zwlekać z podejmowaniem działań zmierzających do odzyskania należności. Tym bardziej, że często, gdy zbliża się koniec terminu przedawnienia, spotykana jest sytuacja, że dłużnik unika kontaktu, aby wierzyciel nie mógł skutecznie przerwać jego biegu.

  1. Wezwanie do zapłaty

W Niemczech zgodnie z tamtejszym prawem dłużnik pozostaje w zwłoce, gdy minęło 30 dni od momentu gdy faktura stała się wymagalna lub kontrahent otrzymał równoważne wezwanie do zapłaty. Istnieje także możliwość innego ustalenia terminu płatności, ale musi być to wyraźnie oznaczone w umowie.

Będąc wierzycielem nie powinieneś bać się odzyskać swoich pieniędzy. Jak tylko upłynie wymagany okres 30 dni i nie otrzymasz należności wyślij wezwanie do zapłaty. Bez tego niemiecki kontrahent nawet nie zacznie rozmowy o zadłużeniu.

Z praktyki windykatorów wynika, że problem z płatnościami w Niemczech ma inny charakter niż w Polsce. W Polsce w dużej mierze brak uiszczenia należności wynika z faktycznego braku środków. W Niemczech jest to praktyka wynikająca częściej z przeświadczenia, że można sobie na to pozwolić – to jak darmowy kredyt. Dopiero, gdy profesjonalna firma wyśle stosowne pismo przekonujące kontrahenta z Niemiec, że jednak mu się to nie opłaci, bo koszty windykacji nie są małe, szczególnie windykacji sądowej, wtedy następuje uregulowanie płatności. Warto zatem dochodzić swoich roszczeń.

  1. Windykacja polubowna

Windykacja polubowna jest często najbardziej optymalnym rozwiązaniem. Jest to kwestia zarówno kosztów, jak również czasu odzyskania należności.

Zanim jednak podejmie się działania warto dowiedzieć się jaką sytuację majątkową ma dłużnik, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów i dobrać najlepszą metodę działania.

Negocjacje prowadzone przez firmę windykacyjną zazwyczaj zmierzają do kompromisu. Chodzi o jak najefektywniejsze działanie, zatem negocjowana jest wysokość spłaty tzn. redukcja zadłużenia w celu jak najszybszej jednorazowej spłaty, raty, termin odroczenia, zwrot kosztów windykacji, odzyskanie odsetek itd.

Co ważne, profesjonalna firma windykacyjna w trakcie swych działań zawsze zmierza do pozyskiwania wszelkich informacji na piśmie, tak aby w razie przerwania procesu polubownego odzyskiwania należności mieć jak najwięcej danych działających na korzyść wierzyciela, co miałoby np. prowadzić do przerwania biegu przedawnienia, czy wydania korzystnego dla wierzyciela wyroku.

Dłużnik nie zacznie rozmowy bez wezwania do zapłaty. To pierwsza rzecz, o której warto wiedzieć. Takie wezwanie powinno zostać potwierdzone kontaktem telefonicznym przez windykatora, co ma na celu wykluczenie podejrzenia wyłudzenia. Co więcej jeśli chodzi o kontakt e-mailowy, to wedle niemieckich przepisów o ochronie danych osobowych to najpierw dłużnik musi uwiarygodnić swój adres e-mailowy wysyłając wiadomość do windykatora.

Do arsenału działań firmy windykującej należą:

  • telefony
  • pisma wzywające do zapłaty
  • wizyty terenowe
  • spotkania z dłużnikiem
  1. Podsumowanie.

Podsumowując: zanim podejmiesz się wykonania zlecenia sprawdź zawsze kontrahenta możliwie dokładnie. Zasada ta dotyczy wszelkich partnerów biznesowych, nie tylko tych z Niemiec, ale warto uświadomić sobie, że pomimo pewnych różnic kulturowych tak samo w Polsce jak i w Niemczech mamy do czynienia z oszustami. Ostrożność i dociekliwość może często ustrzec przed poważnymi kłopotami.

Warto także dopilnować kwestii formalnych i zadbać o dokładne zapoznanie się z umową, wyjaśnić wszelkie niejasności.

Gdy pojawi się konieczność windykowania należności dobrze jest wesprzeć się profesjonalną firmą, najlepiej obsługującą rynek niemiecki – chodzi o wywarcie odpowiedniego wrażenia na niemieckim kontrahencie.

I najważniejsze, nie należy zwlekać z podjęciem działań, bo to działa na Twoją niekorzyść.

Należy zaznaczyć, iż wiele firm świadczących usługi dla branży  TSL, w tym giełd transportowe posiadają swoje własne działy inkaso, które odzyskują na dogodnych warunkach należności.

Źródła:

https://dojczland.info/windykacja-naleznosci-na-rynku-niemieckim/

https://www.log24.pl/artykuly/odzyskiwanie-dlugow-w-niemczech,1243

„Windykacja polubowna w Niemczech”, Transport Manager nr 3 czerwiec-lipiec 2017 (27), str. 48-50;