Jak odczytać dane z tachografu i kart kierowców
Jak prawidłowo sczytywać dane z tachografów cyfrowych i kart kierowców?
Systematyczne sczytywanie danych z tachografów i kart kierowców oraz właściwe ich przechowywanie to zasadniczy obowiązek każdego podmiotu wykonującego przewozy drogowe, będącego właścicielem lub użytkownikiem pojazdu samochodowego objętego obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu cyfrowego. Regularne wczytywanie danych zarejestrowanych przez jednostkę pojazdową i na karcie kierowcy jest niezbędne dla skutecznej kontroli przestrzegania przez kierowcę i przedsiębiorstwo przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdów i okresów odpoczynku ustanowionych rozporządzeniem (WE) nr 561/2006. Niestety przewoźnicy często bagatelizują ten obowiązek, narażając się tym samym na wysokie kary.
Jak zatem prawidłowo pobierać dane, jak je właściwie zabezpieczyć oraz co należy przedłożyć w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli ITD?
Częstotliwość pobierania i warunki przechowywania
Zagadnienie związane z obowiązkiem regularnego sczytywania danych z tachografu i karty kierowcy uregulowane zostało w przepisach prawa krajowego oraz unijnego. W Polsce stosuje się w Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 5 listopada 2010 r. zmieniające Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych. Jeśli chodzi o wytyczne UE stosuje się w tym zakresie Rozporządzenie Komisji (UE) NR 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 r. w sprawie maksymalnych okresów na wczytanie odpowiednich danych z jednostek pojazdowych oraz kart kierowców (Tekst mający znaczenie dla EOG).
Zgodnie Rozporządzeniem Dz.U. 2010 nr 215 poz. 1410 dane z tachografu cyfrowego podmiot pobiera:
- co najmniej raz na 90 dni;
- natychmiast – przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi, w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych oraz w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania;
- w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.
Dane te mogą być pobierane częściej niż co 90 dni, jeśli ich pobranie stwarzałoby ryzyko ewentualnej utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.
Dane z karty kierowcy podmiot pobiera:
- co najmniej raz na 28 dni;
- przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy;
- przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe;
- w przypadku utraty ważności karty kierowcy
- w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.
Dane z karty kierowcy mogą być pobierane częściej niż co 28 dni, jeśli ich pobieranie stwarzałoby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.
Także zgodnie z Dz.U.UE.L.2010.168.16 maksymalny okres na wczytanie odpowiednich danych nie przekracza:
- 90 dni w przypadku danych z jednostki pojazdowej;
- 28 dni w przypadku danych z karty kierowcy.
Odpowiednie dane należy wczytywać w sposób zapobiegający ich utracie.
Uwaga!!! Jeżeli karta kierowcy ulegnie uszkodzeniu albo kierowca nie ma jej przy sobie lub zrobi odstępstwo od przepisów przewidziane w art. 12 rozporządzenia nr 561/2006 (WE) w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego, wówczas musi sporządzić wydruk z tachografu.
Pobrane dane podmiot jest zobowiązany przechowywać w oryginalnym formacie (w formie elektronicznej) przez okres co najmniej 12 miesięcy, licząc od daty ich zarejestrowania w tachografie cyfrowym lub na karcie kierowcy. Jeśli dane te (w postaci wydruków z tachografów) stanowią dodatkowo ewidencję czasu pracy kierowcy, to należy przechowywać je przez 3 lata. Podmiot przechowujący dane ma obowiązek zabezpieczenia tych danych przed ich utratą (np. zniszczeniem lub kradzieżą) oraz dostępem osób nieuprawnionych, a także winien zapewnić takie przechowywanie danych, aby były one czytelne i uporządkowane (poukładane chronologicznie). Podmiot może z całości lub części danych przechowywanych zgodnie z warunkami zrobić kopię w celu przetwarzania lub wykorzystania tych danych dla własnych potrzeb.
Zgrywanie danych
Do sczytywania danych dotyczących czasu pracy kierowców z tachografów cyfrowych służą:
- Komputerowe czytniki kart kierowców – czytniki te instalowane są w komputerze lub podłączane są do niego za pomocą wejścia USB. Do czytnika wkłada się kartę kierowcy i kopiuje dane do komputera. Czytnik musi posiadać jednak specjalne oprogramowanie. Jego wadą jest także to, że urządzenie nie zapisuje daty pobrania danych na karcie i potrzebny jest jeszcze inny nośnik np. pendrive;
- Urządzenia mobilne – urządzenia te posiadają wbudowane czytniki kart i nie trzeba podłączać ich do komputera aby zgrać dane. Dane kopiują się automatycznie po włożeniu karty do czytnika. Urządzenia mobilne nie zapisują jednak daty pobrania danych;
- Klucze do pobierania danych – umożliwiają pobieranie informacji bezpośrednio z tachografu oraz z karty kierowcy, jednak trzeba mieć dostęp do pojazdu oraz posiadać przy sobie kartę przedsiębiorstwa. Przy pobieraniu danych zapisywana jest data;
- Kable łączące tachograf z komputerem – potrzebne jest tu jednak specjalne, dość drogie oprogramowanie oraz złącze komputerowe RS 232, które jest rzadko używane w osobistych komputerach.
Usługę zgrywania danych można także zlecić serwisowi tachografów lub firmie specjalizującej się w rozliczaniu czasu pracy kierowców. Koszt jednego pobrania zaczyna się od 40 PLN. Dodatkowo można zlecić takiej firmie kompleksowe prowadzenie ewidencji i rozliczania czasu pracy kierowców.
Nieterminowe pobieranie danych a sankcje karne
Zgodnie z Ustawą o transporcie drogowym (załącznik nr 3) za zaniedbanie systematycznego sczytywania danych przewoźnikowi grożą sankcje w wysokości po 500 PLN za każdego kierowcę (w przypadku niepobrania danych z karty kierowcy) oraz po 500 PLN za każdy pojazd (w przypadku niepobrania danych z tachografu cyfrowego). Obowiązek systematycznego pobierania danych należy zazwyczaj do zarządzającego transportem. Jeśli osoba ta nie dopełni go, poniesie dodatkowo karę w wysokości 2.000 PLN. Wysokość kary nie zależy od tego, o ile dni opóźniono pobranie danych albo za ile dni ich brakuje.
Organ kontrolny zawsze będzie w stanie stwierdzić ewentualne naruszenie. Dane cyfrowe mają bowiem dodatkowe zabezpieczenia w plikach źródłowych (moment pobrania danych zostaje zarejestrowany na karcie kierowcy oraz na cyfrowym urządzeniu rejestrującym). Podczas kontroli drogowej inspektorzy ITD dysponują oprogramowaniem, które umożliwia sprawdzenie daty ostatniego odczytu danych z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego (bez konieczności udawania się do firmy).
Jeśli inspektor wykryje próbę zmiany tych plików, oprócz kary pieniężnej za ukrywane naruszenie, zostanie wszczęte postępowanie karne za fałszowanie dokumentów. Grozi za to kara do 5 lat pozbawienia wolności. Jeżeli manipulacji dopuści się zarządzający transportem, grozi mu dodatkowo kara w postaci utraty certyfikatu kompetencji zawodowych. Jeżeli manipulacji dopuści się przewoźnik, który ma certyfikat kompetencji zawodowych, grozi mu utrata licencji.
Podsumowując
Częstotliwość pobierania danych precyzyjnie określają przepisy krajowe oraz wspólnotowe. Przewoźnik ma kilka sposobów na zgranie danych z karty kierowcy a każde z nich ma swoje wady i zalety. Można też zlecić usługę zgrywania danych firmie zewnętrznej, zyskując w ten sposób gwarancję terminowości oraz profesjonalizm.
Służby kontrolne rygorystycznie podchodzą do obowiązku systematycznego pobierania danych a kary za nieprzestrzeganie tych terminów są dość wysokie (oprócz przedsiębiorcy ukarany zostanie również zarządzający transportem). ITD zazwyczaj najpierw wszczyna postępowanie wyjaśniające, w przypadku gdy stwierdzi, że dane nie były sczytywane terminowo, a jedynym ratunkiem dla przewoźnika jest wówczas przedłożenie niezbitych dowodów potwierdzających spełnienie tego obowiązku.
Informacja za: www.experto24.pl, www.transtica.pl, www.netpolska.com, www.arena561.pl, Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 5 listopada 2010 r. zmieniające Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych, Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
