Podstawowa dokumentacja transportowa w pracy przewoźnika i kierowcy.
Jakie dokumenty ma obowiązek posiadać
przewoźnik i gdzie powinien je przechowywać?
- Co musi posiadać przy sobie kierowca?
- Dokumenty dotyczące kierowcy osobiście.
- Dokumenty związane z pojazdem.
- Dokumenty zaświadczające o dostępie przedsiębiorstwa do rynku przewozowego.
- Dokumenty dotyczące ładunku.
- Dokumenty dotyczące przewozów szczególnych.
- Dokumenty na trasach międzynarodowych.
- Jakie dokumenty należy przechowywać w przedsiębiorstwie?
- Dokumenty przechowywane w firmie c.d. – ewidencja kierowców.
- Akta pracownicze.
W branży transportowej wymaganych jest mnóstwo dokumentów świadczących o spełnieniu przez przewoźnika określonych obowiązków. Są to dokumenty związane bezpośrednio z działalnością przedsiębiorstwa, dokumenty potwierdzające uprawnienia kierowców wykonujących w danej firmie przewozy oraz dokumenty dotyczące przewożonych towarów. Niektóre z nich należy przechowywać w przedsiębiorstwie, w inne trzeba obowiązkowo zaopatrzyć kierowcę. Brak któregokolwiek z dokumentów może być przyczyną nałożenia kary przez Inspekcję Transportu Drogowego. Przewoźnicy muszą mieć się zatem na baczności, pilnować dokumentacji transportowej i uzupełniać ubytki na bieżąco.
W niniejszym artykule prezentujemy wykaz najważniejszych dokumentów w przewozach drogowych rzeczy, niezbędnych zarówno w trasie, jak i w siedzibie firmy.
Każdy kierowca podczas wykonywania przewozów drogowych musi mieć przy sobie komplet dokumentów, które okazuje do kontroli drogowej. Dokumenty te dzielą się na 4 grupy:
- zaświadczenia odnoszące się osobiście do kierowcy wykonującego transport
- dokumentów związanych z pojazdem
- dokumenty zaświadczające dostęp przedsiębiorstwa do rynku przewozowego
- dokumenty odnoszące się do przewożonego ładunku
Potwierdzają one uprawnienia do kierowania pojazdem oraz do wykonywania zawodu kierowcy, są to także dokumenty ewidencjonujące czas pracy kierowcy. Zaliczamy do nich:
- prawo jazdy,
- potwierdzenie posiadania ważnych badań lekarskich i psychologicznych,
- zaświadczenie o ukończeniu kwalifikacji lub szkolenia okresowego,
- świadectwo kierowcy,
- kartę kierowcy,
- zaświadczenie o działalności
- oraz wykresówki i/lub dane cyfrowe z tachografu.
Jeśli kierowca przewozi towary niebezpieczne musi dodatkowo posiadać odpowiedni certyfikat, uprawniający do wykonywania tego rodzaju przewozów.
Bardzo istotną sprawą jest także posiadanie dokumentów związanych z pojazdem (to druga grupa dokumentów). Mowa tu oczywiście o:
- dowodzie rejestracyjnym,
- ubezpieczeniu OC,
- upoważnieniu do korzystania z pojazdu,
- w niektórych przypadkach będzie to także certyfikat EURO jako załącznik do zezwolenia międzynarodowego,
- świadectwo dopuszczenia pojazdu (zgodność z wymaganiami umowy ADR) w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych,
- świadectwo zatwierdzenia środka transportu przez powiatowego lekarza weterynarii w przypadku przewozu żywych zwierząt.
Kierowca powinien mieć obowiązkowo ze sobą w kabinie również takie dokumenty(grupa trzecia). Są to dokumenty potwierdzające uprawnienia przewoźnika do wykonywania działalności transportowej oraz zezwolenia na wykonywanie określonych przewozów. Zaliczamy tu:
- wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub wypis z licencji wspólnotowej,
- licencję na wykonywanie transportu drogowego rzeczy.
Ostatnią grupą dokumentów jakie winien przewozić kierowca w ciężarówce są oczywiście wspomniane wyżej dokumenty odnoszące się do przewożonego ładunku. Decydujące znaczenie ma tu:
- list przewozowy
- świadectwo pochodzenia towaru (wydane w kraju pochodzenia).
Warto też mieć przy sobie inne dokumenty np. WZ, fakturę VAT, czy kwit wagowy.
W przypadku przewozów szczególnych wymagane są także inne dokumenty odnoszące się do kategorii transportowanych ładunków np.:
- świadectwo ADR i instrukcje pisemne (w przewozach materiałów niebezpiecznych),
- świadectwo ATP (w przewozach żywności i towarów szybko psujących się),
- świadectwo fitosanitarne,
- dokumenty wymagane przy przewozie zwierzą (licencja kierowcy do prowadzenia i obsługi pojazdu przewożącego żywe zwierzęta, dokumenty określające pochodzenie zwierząt i ich właściciela, przewidywany czas trwania przewozu),
- dokumenty wymagane przy przewozie odpadów (potwierdzenie wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa),
- zezwolenia na przejazd pojazdu nienormatywnego (wypis z zezwolenia w kategorii I oraz oryginały zezwoleń w kategorii od II do VII) etc.
Oczywiście na trasach międzynarodowych kierowca musi posiadać jeszcze szereg innych dokumentów tj.:
- licencję na międzynarodowy transport drogowy,
- zezwolenie na międzynarodowy przewóz rzeczy,
- CMR,
- świadectwo kierowcy (dla kierowcy niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej),
- karnet TIR,
- karnet ATA,
- zezwolenie EKMT,
- zezwolenie na przewóz kabotażowy etc.
Zgodnie z przepisami Ustawy o transporcie drogowym inspektorzy ITD mogą przeprowadzać rutynowe kontrole przewoźników w ich firmach (z częstotliwością co 5 lat). Inspektorzy podczas kontroli szczególną wagę przykładają do dokumentacji związanej z dostępem do rynku – są to m.in.:
- oryginał licencji i zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
- certyfikat kompetencji zawodowych,
- spełnienie warunków dobrej reputacji,
- ale także wykaz samochodów używanych do przewozu rzeczy,
- ubezpieczenie OC etc.
Przewoźnik ma także w obowiązku przechowywanie danych cyfrowych i wykresówek; przez 12 miesięcy. Dane cyfrowe należy przechowywać w formie plików cyfrowych zapisanych na nośniku lub dysku.
Nie mniej istotne jest także sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez kierowców norm czasu prowadzenia pojazdu, prawidłowego odbierania przerw i odpoczynków oraz właściwego użytkowania analogowych i cyfrowych urządzeń rejestrujących. Konieczność tej ewidencji dotyczy zarówno kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, kierowców zatrudnionych na inne umowy cywilnoprawne oraz samych przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy. Ewidencję kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy przechowywać przez 3 lata, ewidencję pozostałych kierowców oraz samego przedsiębiorcy przez okres 2 lat.
Jest kilka sposobów na prowadzenie ewidencji; mogą to być:
- zapisy na wykresówkach,
- wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub rejestry z tych dokumentów.
Na przedsiębiorcy spoczywa także obowiązek przechowywania akt pracowniczych kierowców, w tym:
- umów z kierowcami,
- zaświadczeń o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,
- warunków wynagrodzenia kierowców,
- kopii orzeczeń lekarskich i psychologicznych kierowców,
- zaświadczeń o ukończeniu kwalifikacji lub szkolenia okresowego
- oraz wypisów ze świadectw kierowców,
- kserokopii praw jazdy kierowców etc.
Należy przechowywać je przez cały okres zatrudnienia danego kierowcy.
Uwaga!!! Przez okres 1 roku należy także przechowywać dokumenty i protokoły z wyników kontroli przeprowadzonych na drodze lub w siedzibie przedsiębiorcy.
Stos papierów w firmie transportowej jest naprawdę ogromny a jakiekolwiek nieprawidłowości lub braki w dokumentacji mogą być przyczyną nałożenia przez ITD wysokich kar pieniężnych.
11.Podsumowanie
Kwestie dotyczące przewozu drogowego w Polsce uregulowane są przede wszystkim w ustawie o transporcie drogowym. Przepisy te określają zasady podejmowania i wykonywania transportu drogowego oraz jasno wskazują na rodzaj wymaganych dokumentów, które obowiązany jest mieć przewoźnik, a także każdy kierowca w firmie. Przedsiębiorca odpowiedzialny jest za wyposażenie kierowcy wykonującego przewóz drogowy we wszystkie niezbędne dokumenty oraz skompletowanie i przechowywanie ze szczególną starannością pozostałej dokumentacji na terenie firmy. Dokumenty należy okazywać odpowiednim organom zarówno podczas kontroli na drodze, jak i w siedzibie przedsiębiorstwa.
Informacja za: www.gitd.gov.pl, www.firmatransportowa.wip.pl, www.transport-manager.pl,Biblioteka przewoźnika: Dokumentacja w transporcie drogowym – jak uniknąć błędów i nie narażać się na kary, Materiały dydaktyczne centrum szkolenia policji: Wymagane dokumenty podczas wykonywania przewozu drogowego.
31 października, 2017 @ 9:45 am
Świetna pigułka. właśnie robię kurs w oes kraków i chociaż była o tym mowa, to dobrze jest mieć to wszystko spisane. dzięki!
25 października, 2018 @ 7:53 am
Czy powyższe zestawienie wymaganych dokumentów i licencji wymagane jest do przewozu rzeczy w przypadku posiadania własnej firmy nie transportowej!, ale usługowo-produkcyjnej, która świadczy usługi montażu wyprodukowanych elementów. Taki element musi być dowieziony do klienta i zamontowany u niego.
Auto o DMC do 3,5 tony + 3 pracowników. Czy jeżdżąc na co dzień po Polsce i okazyjnie jadąc za granicę muszę być gdzieś zarejestrowany jako przewoźnik, posiadać licencje lub czy muszę gdzieś zgłosić swoje auta (oprócz Urzędu Skarbowego 🙂 ). Dwa z nich wynajmuję, a dwa mam w leasingu. Czy ktoś zna podstawę prawną dla uzasadnienia że nie muszę lub że muszę posiadać wymagane dokumenty?
21 lipca, 2019 @ 7:00 am
Sytuacja jest taka – w pojazdach do 3,5t kompletnie nic nie jest potrzebne, tylko w Niemczech kierowca musi prowadzić sobie kontrollbuch jeżeli samochód przekracza 2,8t. Ale nawet i to wyłącznie w przypadku, jeżeli wykonuje zarobkowy przewóz rzeczy.
W waszym przypadku, gdzie wozicie materiały wyłącznie na swoje potrzeby i zlecenia (przywóz materiałów od producenta do siebie czy na lokalizację docelową, transport materiałów z deinstalacji itd.) nie potrzebujecie kompletnie niczego. Można najwyżej na wypadek kursu do Niemiec dać kierowcom zaświadczenia, że wiozą towar na potrzeby własne przedsiębiorstwa, ale nawet i to zapewne nikt nie będzie pytał. A już zwłaszcza jeśli jeździcie blaszakami, bo one są mało popularne w transporcie zarobkowym, najwyżej w kurierce albo termo. Najwyżej sprawdzą dokumenty osobiste załogi i przetrzepią ładownię pod kątem kontrabandy, nic więcej.
Podstawy prawnej na to wszystko generalnie nigdzie nie znajdziesz – po prostu brakuje podstawy prawnej aby ktokolwiek czegokolwiek od was wymagał, i to wystarcza.
Wiem, bo sam tak jeżdżę regularnie i mam to opracowane od paru lat. Szerokości i sprawnej pracy na instalacjach! 😉
21 lipca, 2019 @ 8:56 am
Małe podsumowanie przy kontroli Zoll Niemcy chcą CMR licencje transportować prawko i to wszystko. UK prawo jazdy, licencja kwit za service gdzie staliśmy jak długo. Włochy kontrola na firmie chemicznej
OC przewoźnika leasing ubezpieczenia naczepa, koń, maska gazowa, licencja i to wszystko na rozładunku…
Gorzej wygladaja Węgry, Słowacja, chcą czesać kasę za byle co 1000e
Więc lepiej omijać niektóre kierunki.
UK najlepsze miejsce do czyszczenia tach. Nie wiem jakie trzeba mieć przewinienie żeby dostać mandat.
24 lutego, 2020 @ 10:19 am
A jeżeli kierowca jest równocześnie właścicielem firmy transportowej to jakie dokumenty musi posiadać jeżeli chodzi o „zatrudnienie” tak jak w przypadku kierowcy ?